الوصف الوظيفي الكامل
وصف الشركة
شركة الإمارات للكهرباء والأجهزة ذ.م.م..
على مدار ما يقرب من 20 عامًا، قدّمنا مساهمات قيّمة لقطاع النفط والغاز في دولة الإمارات العربية المتحدة، حيث نفّذنا مشاريع برية وبحرية. تُعد شركة بترول أبوظبي الوطنية (أدنوك) من أبرز عملائنا، إلى جانب مقاولي الهندسة والتوريد والبناء من المستويين الأول والثاني في هذا القطاع. نمتلك الخبرة اللازمة لتقديم خدمات الهندسة والتوريد والبناء والصيانة الكاملة للأعمال الكهربائية والإلكترونية، ونوظّف خبرتنا الواسعة لقياس وأتمتة عمليات الاستكشاف والإنتاج والفصل والتكرير والتوزيع من خلال خدماتنا المحلية.
المسمى الوظيفي
المسؤوليات:
إنشاء وصيانة نظام فعال للتحكم في المستندات للمشروع.
استلام وتسجيل وتوزيع وثائق المشروع الواردة في الوقت المناسب.
ضمان الدقة في أرشفة وتخزين واسترجاع المستندات، سواء في شكل مادي أو إلكتروني.
تنفيذ وإنفاذ إجراءات التحكم في المستندات للحفاظ على الاتساق والامتثال.
تقديم المساعدة الإدارية لفريق إدارة المشروع.
تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتوثيق المحاضر.
إدارة ترتيبات السفر والإقامة ومسارات العمل لموظفي المشروع.
المساعدة في إعداد وتنسيق التقارير والعروض التقديمية ووثائق المشروع.
تسهيل التواصل الفعال بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة الخارجيين.
ضمان توزيع المعلومات والتحديثات المتعلقة بالمشروع في الوقت المناسب.
العمل كنقطة اتصال للاستفسارات والمراجعات المتعلقة بالوثائق.
إجراء عمليات تدقيق منتظمة للتحقق من دقة واكتمال وثائق المشروع.
التعاون مع فرق المشروع لمعالجة أي مشكلات تتعلق بالتحكم في المستندات وتصحيحها.
العمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات لجمع وتجميع معلومات المشروع.
التنسيق مع البائعين والمقاولين من الباطن والأطراف الخارجية الأخرى لجمع وإدارة مستندات المشروع.
الحفاظ على التواصل المنتظم مع العملاء لفهم احتياجات المشروع المتعلقة برسائل التفويض.
معالجة استفسارات العملاء وتقديم تحديثات في الوقت المناسب حول حالة خطاب الاعتماد وعمليات التجديد.
التعاون مع العميل لجمع المعلومات اللازمة لتقديم طلب الموافقة.
إعداد وتقديم طلبات الحصول على إذن العمل وفقًا لمواصفات المشروع.
ضمان الامتثال للإجراءات والمتطلبات الخاصة بالعميل أثناء عملية الحصول على خطاب الاعتماد.
مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية خطابات الاعتماد بشكل استباقي وبدء عمليات التجديد في الوقت المناسب.
التنسيق مع العملاء بشأن أي مستندات أو معلومات إضافية مطلوبة للتجديد.
متابعة طلبات تجديد خطابات الاعتماد والتأكد من الحصول على الموافقة في الوقت المناسب.
المؤهلات
درجة البكالوريوس .
خبرة مثبتة في مراقبة المستندات داخل صناعة النفط والغاز.
كفاءة في برامج إدارة المستندات ومجموعة برامج Microsoft Office.
مهارات تنظيمية قوية ومهارات تعدد المهام.
مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالحفاظ على السرية.
المعرفة بالمعايير واللوائح الخاصة بالصناعة.
كفاءة في استخدام Aconex، وهي منصة إدارة المشاريع والتعاون المستندة إلى السحابة من Oracle.