الوصف الوظيفي الكامل
اسم الوظيفة الشاغرة
مساعد إداري
رقم الوظيفة الشاغرة
VN3245
شركة التشغيل
مجموعة مسح جامعة UTEC
إعلان
شركة يو تي إي سي، التابعة لمجموعة أكتيون، هي واحدة من أكبر مقدمي خدمات المسح البحري والبحري المستقلين في العالم. نقدم مجموعة واسعة من خدمات المسح وتحديد المواقع وإدارة البيانات باستخدام أحدث المعدات والتقنيات. البيانات التي ننتجها تزود عملاءنا بالمعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات عمل حاسمة ومدروسة.
تبحث يو تي إي سي حاليًا عن مساعد إداري بدوام كامل ودائم لفريقها في أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة. سيقدم المساعد الإداري الدعم الإداري اللازم لمدير وحدة الأعمال، ومدير العمليات، ومدير المشروع، أو من ينوب عنهم.
المهام والمسؤوليات
تقديم الدعم الإداري لوحدة الأعمال بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الأعمال الإدارية العامة،
موظفة استقبال وعمل قائم على المشاريع
تأليف و/أو تحرير مجموعة متنوعة من المراسلات والتقارير والمذكرات والمواد الأخرى
تتطلب الحكم على المحتوى والدقة والاكتمال
المساعدة في جميع الخدمات اللوجستية للموظفين وحجوزات الفنادق والرحلات الجوية
تقديم الدعم الإداري لطلبات التأشيرة، والتنسيق مع وكلاء التأشيرة، والعمل الحكومي
موافقات التصاريح والتأمين الصحي ووثائق الشركة وإيجار المكتب
مراقبة جميع تحركات الموظفين في الخارج والمكتب ونشر العمل
مراقبة والتحقق من صحة جميع مصاريف الموظفين في الخارج
الحفاظ على سجلات نفقات الموظفين الخارجية عن طريق إدخال بيانات نفقات الموظفين المعالجة
توفير الدعم الإداري المباشر للموظفين العاملين في الخارج على أساس مخصص (عادةً
(التعامل مع قضايا رعاية الموظفين)
تقديم الدعم الإداري لفريق العمليات بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الدعم العام
الأعمال الكتابية والاستقبالية والأعمال القائمة على المشاريع
يتواصل مع مزود السفر لجدولة الرحلات الجوية وترتيب التأشيرات والفندق وتأجير السيارات
توفير أماكن إقامة لجميع الموظفين الإقليميين وتوفير برامج السفر في الوقت المناسب
ضمان أن تكون خيارات الطريق والناقل هي الأكثر ملاءمة بناءً على احتياجات المشروع والموظفين
نقاط المغادرة
يبحث عن خيارات بديلة عندما لا يكون السفر المفضل متاحًا
مراقبة جودة سجلات السفر الإقليمية لضمان الدقة
المسؤول عن مراجعة فواتير مقدمي خدمات السفر العالمية لضمان الدقة والمشروع الصحيح
يتم الإشارة إلى الرموز ويتم تقديم الفواتير مع المستندات الداعمة
التواصل مع التدريب على السلامة والمراكز الطبية لتنسيق التدريب الفعال والفعال من حيث التكلفة
تنظيم جداول التدريب الطبي والسلامة للعاملين في الخارج؛
مراقبة تكاليف السفر والإقامة، وإجراء مقارنات للتكاليف للبحث بشكل نشط عن توفير التكاليف
الحفاظ على مستوى عال من سرية الشركة والعملاء والاعتراف بالحاجة إلى ذلك
متطلبات وثيقة الدعم للتأهيل المسبق للعطاءات كما هو مطلوب من قبل الفريق التجاري