أخر الاخبار

موظفة استقبال/سكرتيرة دبي

 الوصف الوظيفي الكامل

موظف استقبال / مساعد شخصي


الأدوار والمسؤوليات


مسؤوليات موظف الاستقبال:


إدارة مكتب الاستقبال - استقبال الزوار والترحيب بهم، وضمان جو احترافي وودود.

معالجة المكالمات - الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل احترافي، وتلقي الرسائل، والتعامل مع الاستفسارات.

جدولة المواعيد - إدارة التقويمات وجدولة الاجتماعات وتنسيق المواعيد.

مساعدة الزوار - الاحتفاظ بسجلات الزوار، وإصدار التصاريح، وإرشاد الضيوف حسب الحاجة.

إدارة المراسلات - التعامل مع البريد الوارد والصادر، ورسائل البريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى.

إدارة المكتب – الحفاظ على اللوازم المكتبية وتنظيم الملفات والتأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة.

حفظ السجلات - الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمواعيد والاجتماعات وأنشطة المكتب.

خدمة العملاء - معالجة مخاوف العملاء أو الزوار بكفاءة وتصعيدها عند الضرورة.

الأمن والسرية – ضمان سلامة وسرية المعلومات والعمليات المكتبية.

مسؤوليات المساعد الشخصي:


الدعم التنفيذي – مساعدة صاحب العمل في المهام اليومية، بما في ذلك الجدولة، وترتيبات السفر، والتذكيرات.

إعداد المستندات - كتابة مسودات الرسائل والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات المهنية.

تنسيق الاجتماعات - تنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر إذا لزم الأمر.

إدارة السرية - التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.

ترتيبات السفر - حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل للسفر بغرض العمل أو السفر الشخصي.

تحديد أولويات المهام - إدارة قوائم المهام والمواعيد النهائية والمتابعات لضمان الكفاءة.

المهام الشخصية والمهمات الشخصية – أداء المهام الشخصية مثل التسوق أو الحجز أو التخطيط للأحداث.

مهام الاتصال - التواصل نيابة عن صاحب العمل مع الفرق الداخلية والعملاء والشركاء.

حل المشكلات - التعامل مع المشكلات غير المتوقعة بسرعة وفعالية.

يرجى إرسال السيرة الذاتية على الواتس اب فقط رسالة لا مكالمات - +971 50 121 9931




حجم الخط
+
16
-
تباعد السطور
+
2
-