الوصف الوظيفي الكامل
موظف استقبال / مساعد شخصي
الأدوار والمسؤوليات
مسؤوليات موظف الاستقبال:
إدارة مكتب الاستقبال - استقبال الزوار والترحيب بهم، وضمان جو احترافي وودود.
معالجة المكالمات - الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل احترافي، وتلقي الرسائل، والتعامل مع الاستفسارات.
جدولة المواعيد - إدارة التقويمات وجدولة الاجتماعات وتنسيق المواعيد.
مساعدة الزوار - الاحتفاظ بسجلات الزوار، وإصدار التصاريح، وإرشاد الضيوف حسب الحاجة.
إدارة المراسلات - التعامل مع البريد الوارد والصادر، ورسائل البريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى.
إدارة المكتب – الحفاظ على اللوازم المكتبية وتنظيم الملفات والتأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة.
حفظ السجلات - الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمواعيد والاجتماعات وأنشطة المكتب.
خدمة العملاء - معالجة مخاوف العملاء أو الزوار بكفاءة وتصعيدها عند الضرورة.
الأمن والسرية – ضمان سلامة وسرية المعلومات والعمليات المكتبية.
مسؤوليات المساعد الشخصي:
الدعم التنفيذي – مساعدة صاحب العمل في المهام اليومية، بما في ذلك الجدولة، وترتيبات السفر، والتذكيرات.
إعداد المستندات - كتابة مسودات الرسائل والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات المهنية.
تنسيق الاجتماعات - تنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر إذا لزم الأمر.
إدارة السرية - التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
ترتيبات السفر - حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل للسفر بغرض العمل أو السفر الشخصي.
تحديد أولويات المهام - إدارة قوائم المهام والمواعيد النهائية والمتابعات لضمان الكفاءة.
المهام الشخصية والمهمات الشخصية – أداء المهام الشخصية مثل التسوق أو الحجز أو التخطيط للأحداث.
مهام الاتصال - التواصل نيابة عن صاحب العمل مع الفرق الداخلية والعملاء والشركاء.
حل المشكلات - التعامل مع المشكلات غير المتوقعة بسرعة وفعالية.
يرجى إرسال السيرة الذاتية على الواتس اب فقط رسالة لا مكالمات - +971 50 121 9931