الوصف الكامل للوظيفة
الغرض من الوظيفة: في طيران الإمارات، نؤمن بربط العالم، من خلال مركزنا العالمي في دبي؛ والابتكار المستمر لضمان "طيران أفضل" لعملائنا. تعد شركة الإمارات للهندسة منشأة صيانة طائرات متطورة، معتمدة من GCAA CAR V، وتدعم أسطول طيران الإمارات الضخم من طائرات إيرباص وبوينج وثلاثين شركة طيران أخرى من خلال عقود مع أطراف ثالثة. يتميز فريقنا المؤهل تأهيلاً عالياً بالصيانة والهندسة والجودة والتخطيط والخدمات اللوجستية، ويضع معايير الصناعة مع التزام ثابت بالسلامة والتميز.
بصفتك مساعدًا إداريًا ، سيتعين عليك تقديم خدمات إدارية عامة و/أو دعم إداري. يركز هذا الدور عادةً على إكمال المهام والروتين الوظيفي شبه المرتبط. التفاعل مع جهات الاتصال داخل الأقسام الأخرى روتيني وعادةً ما يكون غير معقد. استخدام الكمبيوتر على مستوى أساسي ومتكرر إلى حد ما.
في هذا الدور، ستقوم بما يلي:
تنظيم المواعيد حسب الحاجة وإعداد الوثائق اللازمة، وإبلاغ الموظفين المعينين بجدول أعمالهم اليومي والتأكد من توفر المرافق وغرف الاجتماعات وما إلى ذلك. وعند الحاجة، التعامل مع جميع جوانب خدمة العملاء الداخلية لضمان خدمة احترافية ودقيقة ومفيدة.
استلام النقود وإعداد التقارير اليومية عنها وتسليط الضوء على التناقضات عند الحاجة. دعم موظفي الإشراف في الفواتير وتسوية الحسابات عند الحاجة. إعداد وتقديم الطلبات والنماذج الحكومية وطلبات التصاريح وما إلى ذلك للموظفين.
إعداد المستندات والتصاريح والتراخيص والنماذج لتقديمها إلى إدارة الموارد البشرية وسفر الموظفين والأقسام الداخلية الأخرى للموظفين حسب الحاجة.
إكمال أنشطة تسجيل الوقت مثل: إدخال الإجازات المرضية والغيابات والإجازات والعمل الإضافي لضمان الاحتفاظ بسجلات دقيقة. المساعدة في تجميع تقارير الإدارة الروتينية. التوصية بتحسينات على العملية/الإجراء لكبار السن.
الحفاظ على سجلات القسم لتسجيل الوقت وتسليط الضوء على اتجاهات الحضور أو المشكلات للإدارة.
صياغة وإرسال الرسائل الروتينية والمذكرات والمراسلات الأخرى للقسم. فرز وتوحيد وتوزيع عناصر البريد الوارد والمستندات الأخرى بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب.
إعداد المستندات للتوزيع على الإدارات الداخلية والخارجية وفقًا لمتطلبات القسم. ويشمل ذلك التصوير والترتيب والمسح الضوئي والفاكس والتصفيح والتجليد وما إلى ذلك. وحيثما يتطلب الدور، قم بتحديث أنظمة المعلومات وإعداد التقارير الروتينية.
الحفاظ على نظام ملفات فعال للقسم والتأكد من أن السجلات أو التقارير القياسية تتوافق مع المتطلبات. التأكد من أن المعلومات دقيقة ومحدثة.
تأكد من أن أصول الأجهزة في حالة صالحة للعمل (آلة التصوير، والهواتف، والفاكس).
قم بطلب وصيانة اللوازم المكتبية، مع سجلات النشاط اليومي.