نظرة عامة على الوظيفة :
نحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية ومهتم بالتفاصيل للانضمام إلى فريقنا. المرشح المثالي سيكون لديه خبرة في العمل مع برامج إدارة علاقات العملاء، ومهارات ممتازة في التعامل مع العملاء، والقدرة على إدارة المهام الإدارية بكفاءة. يتطلب هذا الدور فردًا يتمتع بنهج استباقي لخدمة العملاء، ومهارات اتصال قوية، والقدرة على العمل بشكل مستقل. يجب أن يكون لدى المرشح أيضًا تأشيرة خاصة به ليكون مؤهلاً للتوظيف.
المسؤوليات الرئيسية :
إدارة المهام الإدارية اليومية، وضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
معالجة استفسارات العملاء وتقديم خدمة استثنائية عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وشخصيًا.
صيانة وتحديث سجلات العملاء في برامج إدارة علاقات العملاء (على سبيل المثال، Salesforce، HubSpot).
معالجة الطلبات وتتبع الشحنات والتنسيق مع الأقسام الأخرى لتلبية احتياجات العملاء.
دعم فرق خدمة العملاء من خلال الاستجابة لمشاكل العملاء وضمان الحلول في الوقت المناسب.
المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين أو أعضاء الفريق.
إعداد وصيانة التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى حسب الحاجة.
المساعدة في إدارة اللوازم المكتبية والمخزون.
تنظيم وصيانة أنظمة الملفات المكتبية، سواء كانت رقمية أو مادية.
معالجة الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والبريد العادي.
المساعدة في إعداد الوثائق والمواد الخاصة بالاجتماعات والعروض التقديمية والمقترحات.
التعاون مع الأقسام الأخرى لتبسيط العمليات الداخلية وتحسين خدمة العملاء.
التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
تأكد من تسجيل تعليقات العملاء وإدارتها وتمريرها للمتابعة.
المؤهلات :
خبرة مثبتة في الأدوار الإدارية مع التركيز على التعامل مع العملاء واستخدام برامج إدارة علاقات العملاء.
الكفاءة في منصات إدارة علاقات العملاء (Salesforce، HubSpot، أو أدوات مماثلة أخرى).
مهارات تواصل قوية، سواء كتابية أو شفوية.
مهارات ممتازة في خدمة العملاء، مع القدرة على التعامل مع مختلف أنواع الاستفسارات وحل المشكلات.
منظم للغاية مع القدرة على إدارة المهام المتعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
الاهتمام القوي بالتفاصيل والقدرة على حل المشكلات.
إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).
القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ المبادرة.
مهارات جيدة في إدارة الوقت والجدولة.
يجب أن يكون لديه تأشيرة خاصة به (تنطبق على غير المواطنين أو المقيمين).