الوصف الكامل للوظيفة
المسؤوليات
الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم إلى المكتب
توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها
تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للعرض، مع جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات)
توفير معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني
استلام وفرز وتوزيع البريد/التسليمات اليومية
الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الدخول، وإصدار شارات الزوار)
طلب مستلزمات المكتب الأمامي والاحتفاظ بمخزون المخزون
تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
ترتيب السفر والإقامة وإعداد القسائم
الاحتفاظ بسجلات محدثة لنفقات وتكاليف المكتب
أداء واجبات الاستقبال الإدارية الأخرى مثل الأرشفة والتصوير والنسخ والفاكس