الوصف الكامل للوظيفة
الغرض من الوظيفة:
سيشرف مساعد الإدارة على الجداول الزمنية، وإدارة الاتصالات، وتنفيذ المهام الإدارية المختلفة لضمان عمل القسم بكفاءة. يتطلب هذا الدور مهارات اتصال استثنائية، وكفاءة في الوظائف الإدارية، والقدرة على التعامل مع أولويات متعددة في بيئة ديناميكية وسريعة الخطى. يعد دور مساعد الإدارة أمرًا حيويًا للتشغيل السلس للقسم. يوفر هذا المنصب دعمًا شاملاً لمختلف الأقسام، وخاصة مساعدة نائب الرئيس المساعد/المدير الأول/المدير والأعمال. بصفته نقطة الاتصال الأساسية للمهام الإدارية، يضمن مساعد الإدارة إدارة العمليات اليومية بكفاءة وفعالية. مع مجموعة واسعة من المسؤوليات والحاجة إلى إدارة أولويات متعددة، يتطلب هذا الدور فردًا استباقيًا ومنظمًا وقادرًا على التكيف. ستكون القدرة على التنقل في بيئة سريعة الخطى ودعم الفريق التنفيذي والقسم بشكل فعال مفتاحًا للنجاح في هذا المنصب.
مجالات النتائج الرئيسية:
1. الإشراف على سجلات الموظفين وإدارة طلبات Coupa وعمليات طلب ERP وإنشاء الفواتير لضمان المعالجة الدقيقة وتعزيز الكفاءة التشغيلية.
2. تنسيق الاجتماعات، وتحديد أولويات المهام، وتسهيل التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة لضمان محاذاة المهام، والإنجاز في الوقت المناسب، وتحسين كفاءة الاتصال.
3. إعداد ونشر وصيانة التقارير والتحليلات الشاملة للإدارة للمساعدة في اتخاذ القرار والتخطيط الاستراتيجي.
4. تحديث وصيانة الملفات والوثائق وقواعد البيانات بما يتوافق مع سياسات الشركة لضمان السرية والالتزام باللوائح.
5. تسهيل التواصل والتنسيق السلس بين الإدارات لدعم التخطيط والتنفيذ التشغيلي.
6. تقديم الدعم الإداري الشامل لتعزيز كفاءة الإدارات، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق العمليات اليومية، والإشراف على ضبط الوقت، والحضور، وجداول الإجازات.
7. العمل كنسخة احتياطية موثوقة داخل القسم لضمان الاستمرارية خلال فترات الذروة أو الغياب.
8. التعامل مع الاستفسارات والمراسلات، وتقديم خدمة عملاء ممتازة لكل من العملاء الداخليين والخارجيين.
9. المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات والمؤتمرات، بما في ذلك حجز الأماكن، وترتيب تقديم الطعام، وإعداد المواد.