الوصف الكامل للوظيفة
الدور
نظرًا للتوسع المتزايد، فإننا نبحث عن موظف استقبال ومساعد إداري منظم واستباقي للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في صناعة السيارات. هذا الدور بالغ الأهمية في ضمان التشغيل السلس لمكتب الاستقبال والوظائف الإدارية لدينا. سيكون لدى المرشح المثالي مهارات اتصال ممتازة، وموقف إيجابي، والقدرة على أداء مهام متعددة بشكل فعال في بيئة سريعة الخطى. بصفتك نقطة الاتصال الأولى لعملائنا وزوارنا، ستلعب دورًا رئيسيًا في تمثيل علامتنا التجارية وتقديم خدمة عملاء استثنائية. ستدعم مهاراتك التنظيمية فريقنا في تقديم خدمة عالية الجودة والحفاظ على الكفاءة التشغيلية. المسؤوليات: - الترحيب بالزوار والعملاء بسلوك احترافي وودود. - الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وفحصها وتوجيهها على الفور وبأدب. - إدارة الاستقبال والواجهة الأمامية، والتأكد من أنها مرتبة وقابلة للعرض في جميع الأوقات. - التعامل مع البريد والطرود الواردة والصادرة، وضمان التوزيع في الوقت المناسب. - جدولة المواعيد والحفاظ على التقويم لفريق الإدارة. - الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية ووضع الطلبات حسب الضرورة. - تقديم الدعم الإداري لمختلف الإدارات، بما في ذلك التسجيل وإدخال البيانات وإدارة المستندات. - المساعدة في تنسيق فعاليات الشركة والاجتماعات، بما في ذلك الترتيبات اللوجستية والتموينية. - الرد على استفسارات العملاء والموظفين، وتقديم المعلومات والمساعدة حسب الحاجة. - الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والالتزام بسياسات وإجراءات الشركة. - دعم تراخيص المركبات وتجديدها وطلبات التأمين لأسطولنا ومركبات العملاء. - دعم تحركات المركبات عبر الحدود وتنظيم المستندات