المسمى الوظيفي
المسمى الوظيفي: الوصف الوظيفي:
نحن نبحث عن مساعد للرئيس التنفيذي يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والاهتمام بالتفاصيل ولديه خبرة في أعمال المحاسبة والسكرتارية للانضمام إلى شركتنا الديناميكية للتجهيزات الداخلية. سيعمل المرشح المثالي كيد يمنى للرئيس التنفيذي، ويدير المهام الإدارية والمالية اليومية، مع ضمان التواصل والتنسيق السلس بين الإدارات.
المسؤوليات الرئيسية:
المساعدة التنفيذية:
إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي:
تنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للرئيس التنفيذي، وضمان إدارة الوقت بكفاءة.
إدارة المراسلات:
معالجة رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والاتصالات المكتوبة نيابة عن الرئيس التنفيذي، وصياغة الردود وتصفية الطلبات.
دعم الاجتماع:
إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل لضمان الانتهاء منها في الوقت المناسب. المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير والمستندات الأخرى المطلوبة من قبل الرئيس التنفيذي لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. إدارة المكتب:
إعداد العروض التقديمية والتقارير:
إدارة المستندات:
تنظيم وصيانة سجلات الشركة والعقود والمعلومات الحساسة مع السرية والدقة.
المساعدة في المشتريات:
المساعدة في شراء اللوازم وإدارة علاقات البائعين والإشراف على المخزون للمكتب.
تنسيق المشروع:
مساعدة الرئيس التنفيذي في إدارة مشاريع التجهيز المختلفة من خلال التنسيق مع الفرق الداخلية والمقاولين الخارجيين لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية ومعايير الجودة. المساعدة في استيعاب الموظفين الجدد، وإدارة عمليات الرواتب، وتنسيق أحداث أو اجتماعات بناء الفريق. دعم المحاسبة:
دعم الموارد البشرية:
صيانة وتحديث السجلات، بما في ذلك الدفاتر والفواتير والإيصالات.
معالجة الحسابات المستحقة الدفع والقبض.
مطابقة كشوف الحسابات المصرفية وتتبع النفقات.
إعداد ملف ضريبة القيمة المضافة
المساعدة في إعداد الميزانية للمشاريع
متطلبات:
تعليم:
- درجة جامعية في إدارة الأعمال، أو المحاسبة، أو مجال ذي صلة.
خبرة:
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظيفة مساعد تنفيذي أو إداري أو محاسبي. تعتبر الخبرة السابقة في مجال التجهيز أو البناء ميزة إضافية.
المهارات الفنية:
الكفاءة في استخدام برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint)، وبرامج المحاسبة (QuickBooks)، ومهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي مع القدرة على إدارة المراسلات الداخلية والخارجية باحترافية. مهارات تنظيمية استثنائية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام تحت الضغط. عين حريصة على التفاصيل، وخاصة عند التعامل مع البيانات المالية والمستندات والعقود. القدرة على العمل بشكل مستقل، وتوقع التحديات، وتقديم الحلول بشكل استباقي.
تواصل:
المهارات التنظيمية:
الاهتمام بالتفاصيل:
حل المشاكل:
من الجميل أن يكون لديك:
معرفة عمليات إدارة مشاريع التجهيز .
خبرة في مهام الموارد البشرية مثل التوظيف أو معالجة الرواتب.
كيفية التقديم: مساعد الرئيس التنفيذي (المحاسبة والسكرتارية - سيدة)
يرجى إرسال سيرتك الذاتية وخطاب التقديم إلى careers@decoratorsuae.com