الوصف الكامل للوظيفة
تجعل شركة G+D حياة مليارات الأشخاص حول العالم أكثر أمانًا. نحن نخلق الثقة في العصر الرقمي من خلال تقنيات الأمان المتكاملة في ثلاثة مجالات عمل: الأمان الرقمي والمنصات المالية وتكنولوجيا العملات. لقد كنا شريكًا موثوقًا به لعملائنا لأكثر من 170 عامًا بحلولنا المبتكرة لتكنولوجيا الأمان! نحن مجموعة تقنية دولية وشركة عائلية تقليدية تضم أكثر من 14000 موظف في 40 دولة. إن خلق الثقة هو طريقنا إلى النجاح. الثقة هي أساس تعاوننا داخل G+D.
يثق بنا العالم أجمع عندما يتعلق الأمر بالعملات المادية أو الرقمية. نحن نعمل على زيادة أمان وكفاءة دورة النقد بالتعاون مع البنوك المركزية وصناعة العملات بأكملها. بصفتك رائد السوق في إدارة العملات المتقدمة، هل ترغب في الانضمام إلينا في تشكيل مستقبل المدفوعات؟
النطاق والغرض:
للترحيب بالزوار والعملاء، واستقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وتقديم الدعم الإداري في المكتب.
للرد على استفسارات الجمهور والعملاء.
الدعم الإداري لأقسام الإدارة وتكنولوجيا المعلومات حسب تعليمات المديرين المعنيين.
مجالات النتائج والمسؤوليات الرئيسية:
الترحيب بالزوار في المكتب ومساعدتهم في تحديد المواعيد والتأكد من راحتهم وتوجيههم إلى الموظفين أو الخدمة المناسبة.
التعامل مع استفسارات الجمهور والموظفين وتمرير الرسائل إلى أعضاء آخرين من الموظفين.
الرد على الهواتف؛ وفحص المكالمات وإعادة توجيهها و/أو تسجيل الرسائل وإعادة توجيهها بدقة.
استلام وفرز وتوزيع وإرسال البريد والمراسلات داخل المكتب؛ وتنظيم المراسلات والمواد الأخرى حسب الحاجة.
التحقق من فواتير البريد السريع وإرسالها إلى قسم المالية.
احتفظ بنسخة مطبوعة من سجل الزوار.
مراقبة وصيانة وطلب معدات المكتب والقرطاسية ولوازم المخزن وإنشاء أوامر الشراء والفواتير عبر SAP وترتيب النقدية الصغيرة لتسوية المستحقات لبعض الموردين وصيانة المخزون وسجلات المخزن/القرطاسية لكل من المكاتب B1 والمستودعات.
إدارة السفر بغرض العمل - صيانة وتحديث سجلات الرحلات العملية للموظفين، والتأكد من قيام الموظفين بتقديم طلبات السفر بغرض العمل عبر بوابة السفر، وتوفير نظرة عامة على حالة حضور الموظفين من خلال "إشعارات الموظفين".
ترتيب الاجتماعات وحجز قاعات المؤتمرات وتجهيزها وترتيب الضيافة
قم بترتيبات لحفلات أعياد الميلاد الشهرية.
الدعم الإداري العام والكتابي لقسم الإدارة حسب تعليمات مدير المكتب.
توزيع الفواتير –
تم تحريرها من موقع LES (الإنترانت).
إعداد فواتير الهاتف الشهرية للموظفين - اتصالات و دو
الحفاظ على تفاصيل الاتصال بالموظفين في صفحة شبكة الشركة الداخلية
دعم قسم الإدارة فيما يلي: (أ) زيارة العملاء (دعم النقل، تقديم الدعم العام للزوار)، (ب) التأشيرة (طلبات تأشيرة السفر المتعلقة بالعمل (عبر الإنترنت والسفارات، خطاب عدم الممانعة، خطاب للتطبيق المتعدد)، (ج) دعم السفر (تتبع رحلات العمل إلى البلدان عالية الخطورة وإبلاغ المسافرين بالإرشادات التي يجب اتباعها، والتحقق من نصائح وزارة الخارجية والتنمية لجميع رحلات العمل واتخاذ الإجراءات اللازمة والتنسيق مع شركة التأمين للتغطية والتوثيق اللازمين)
(د) مراقبة تواريخ سفر الموظفين الذين يتم نشرهم خارج دولة الإمارات العربية المتحدة لتجنب إلغاء تأشيرة الإقامة بسبب تجاوز المدة المحددة) و(هـ) تقديم الدعم في واحة دبي للسيليكون لمختلف المواضيع ذات الصلة.
دعم قسم تكنولوجيا المعلومات في إنشاء طلب الشراء من خلال SAP.
الإشراف على موظف المكتب وعمال النظافة في كل من B1 والمستودع.
مهام أخرى يتم تعيينها من قبل مدير المكتب من وقت لآخر.
متطلبات الوظيفة:
درجة البكالوريوس من جامعة مرموقة.
- خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في مجال ذي صلة.
- المعرفة بأنظمة تشغيل Windows الحالية (حسب الاقتضاء) والكفاءة في البرامج المطلوبة، بما في ذلك الإصدارات المدعومة حاليًا من تطبيقات Windows مثل Word وExcel وما إلى ذلك.
مهارات جيدة في التواصل اللفظي والكتابي.
- معرفة الإجراءات الإدارية والكتابية.
التوجه نحو خدمة العملاء.
يجب أن يكون الحد الأدنى من اللغة ثنائي اللغة (الفرنسية والإنجليزية) / مع اللغة العربية سيكون ميزة.