الوصف الكامل للوظيفة
**المسمى الوظيفي: موظف استقبال ومساعد إداري**
**نظرة عامة على الوظيفة:**
بصفتك موظف استقبال، ستكون بمثابة نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والموظفين، حيث تقدم خدمة عملاء ودعمًا إداريًا استثنائيين. ستكون مسؤوليتك الأساسية هي الترحيب بالضيوف والإجابة على الاستفسارات وإدارة المكالمات والمراسلات الواردة. كما ستقوم أيضًا بأداء مهام إدارية مختلفة لضمان كفاءة العمليات المكتبية والحفاظ على جو احترافي وترحيبي.
**المسؤوليات:**
1. **الترحيب بالزوار وتوجيههم:** الترحيب بالزوار والعملاء بطريقة مهذبة ومهنية. تقديم التوجيهات والمساعدة والمعلومات حول إجراءات المكتب والمرافق والخدمات.
2. **الرد على المكالمات الهاتفية:** إدارة المكالمات الواردة على نظام هاتف متعدد الخطوط. فحص المكالمات وتوجيهها إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة. تلقي الرسائل بدقة ونقلها على الفور إلى المستلمين المقصودين.
3. **تحديد المواعيد:** جدولة وتأكيد المواعيد للعملاء والموظفين والاجتماعات. تنسيق غرف الاجتماعات والمعدات والموارد الأخرى حسب الحاجة.
4. **التعامل مع المراسلات:** استلام وفرز وتوزيع البريد الوارد ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات. إعداد البريد والطرود الصادرة للتسليم. الاحتفاظ بسجلات البريد والشحن.
5. **إدخال البيانات وحفظ السجلات:** تنفيذ مهام إدخال البيانات لتحديث معلومات العملاء وجداول المواعيد والسجلات الإدارية الأخرى. صيانة أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية لضمان استرجاع المستندات في الوقت المناسب.
6. **الحفاظ على منطقة الاستقبال:** حافظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة ومرتبة في جميع الأوقات. رتّب المجلات والكتيبات والمواد الترويجية للزوار. راقب مخزون اللوازم المكتبية واطلب التجديد حسب الحاجة.
7. **المساعدة في المهام الإدارية:** تقديم الدعم الإداري لأعضاء الفريق، مثل تصوير المستندات ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالفاكس. المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات حسب الطلب.
8. **خدمة العملاء:** التعامل مع الاستفسارات وحل المشكلات من العملاء والزوار والموظفين بطريقة ودية ومهنية. التعامل مع الشكاوى أو تصعيد المشكلات إلى الموظفين المناسبين لحلها.
9. **الأمن والتحكم في الوصول:** مراقبة دخول الزوار وإصدار شارات أو تصاريح للزوار حسب الحاجة. اتبع بروتوكولات الأمن لضمان سلامة وأمان الموظفين والممتلكات.
10. **الالتزام بالسياسات والإجراءات:** الالتزام بسياسات الشركة وإجراءاتها وإرشادات السرية. الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
**المؤهلات:**
- مطلوب شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل لها. يعتبر التعليم الإضافي أو التدريب في مجال الإدارة المكتبية ميزة إضافية.
- يفضل وجود خبرة مثبتة في وظيفة موظف استقبال أو خدمة عملاء.
- مهارات تواصل ممتازة، شفهيًا وكتابيًا. قد يكون إتقان عدة لغات ميزة إضافية.
- مهارات شخصية قوية مع القدرة على التفاعل بشكل احترافي مع الأفراد المختلفين.
- الكفاءة في استخدام المعدات المكتبية مثل أنظمة الهاتف متعددة الخطوط، وأجهزة الكمبيوتر، والطابعات، والماسحات الضوئية.
- المعرفة ببرامج المكتب، بما في ذلك معالجة النصوص، وجداول البيانات، وتطبيقات البريد الإلكتروني.
- المهارات التنظيمية والاهتمام بالتفاصيل لإدارة المهام المتعددة بكفاءة.
- القدرة على الحفاظ على رباطة الجأش والاحترافية في البيئات سريعة الخطى.
- المرونة للتكيف مع الأولويات المتغيرة وجداول العمل.
أنواع الوظائف: دوام كامل، دائم
الأجر: 2,000.00 درهم إماراتي - 3,000.00 درهم إماراتي شهريًا