الوصف الكامل للوظيفة
بصفتك مساعدًا إداريًا في شركة Zahr Freighters، ستلعب دورًا محوريًا في ضمان التشغيل السلس لمكتبنا في دبي. ستشمل مسؤولياتك الأساسية إدارة المهام الإدارية اليومية وتنسيق أنشطة المكتب وتقديم الدعم الأساسي لفريقنا. ستساهم مهنيتك ومهاراتك التنظيمية بشكل كبير في خلق بيئة عمل ترحيبية وفعالة.
المسؤوليات الرئيسية:
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وتلقي الرسائل، وإدارة المراسلات.
استقبال الزوار ومساعدتهم، وضمان أجواء ترحيبية ومهنية.
الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية عن طريق التحقق من المخزون بانتظام ووضع الطلبات حسب الحاجة.
تنظيم وتحديد المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
إعداد وتعديل المستندات، بما في ذلك المراسلات والتقارير والمسودات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني.
المساعدة في إعداد التقارير المقررة بانتظام.
تطوير وصيانة نظام الملفات، سواء الإلكتروني أو المادي.
تنسيق ودعم مشاريع الفريق والاجتماعات والعروض التقديمية.
العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين.
التواصل مع المساعدين التنفيذيين والإداريين الكبار للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين.
ضمان التواصل الفعال وفي الوقت المناسب داخل المكتب ومع أصحاب المصلحة الخارجيين.
إدخال البيانات وتحديثها واسترجاعها من قواعد البيانات والملفات الإلكترونية.
الحفاظ على السجلات الدقيقة وضمان سرية المعلومات الحساسة.
إنشاء التقارير، ومعالجة مهام إدخال البيانات، والمساعدة في تحليل البيانات حسب الحاجة.
المؤهلات:
خبرة مثبتة كمسؤول أو في دور مماثل.
الكفاءة في استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي.
قدرات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
مستوى عال من الاحترافية والتركيز على العملاء.
انضم إلى فريقنا في شركة زهر للشحن في دبي، حيث سيتم تقدير مساهماتك، وستتاح لك الفرصة للنمو في بيئة ديناميكية وداعمة. نحن ملتزمون بتوفير مكان عمل يعزز التنمية المهنية والعمل الجماعي.
