الوصف الكامل للوظيفة
ملخص الوظيفة:
تحت إشراف المشرف المباشر، يدير عمليات المخزن. يستقبل ويتحقق من طلبات الشركة. يقدم المعلومات ويساعد قسم الحسابات والعمليات. يعد طلبات الشراء. يحافظ على المخزون. يحافظ على الملفات ويعد التقارير.
المسؤوليات الرئيسية:
معالجة طلبات الشراء المحلية للعملاء بمجرد تسليمها من قبل منسق المبيعات بعد الحصول على الموافقات المناسبة والمستندات المدعومة إذا لزم الأمر.
إنشاء وإرسال أمر تسليم المبيعات للإيرادات المرتبطة بتكنولوجيا المعلومات/المخزون.
صيانة الملفات لجميع أنواع المستندات المتعلقة بالمخزون حسب إجراءات الإدارة.
إعداد جميع أنواع المستندات والتقارير المتعلقة باستبدال الضمان وإرسالها عبر البريد الإلكتروني في اليوم العاشر من كل شهر إلى الأشخاص المعنيين وفقًا لسياسة الشركة.
إعداد ملخص استبدال الضمان على أساس شهري وتقديمه إلى قسم العمليات للتحقق والتأكيد.
ملء جميع المستندات المذكورة أعلاه والمستندات المتعلقة بالمخزون/المخازن وفقًا لسياسات وأنظمة الإدارة.
صيانة وتوزيع وإدارة المخزون/المخازن على أساس يومي.
إصدار صنف المخزون من خلال ZOHO إلى قسم العمليات بعد استيفاء جميع المستندات الداعمة أو الموافقة إذا لزم الأمر.
إرسال العناصر المرتجعة إلى المورد (المعيبة) ومتابعة ذلك من المورد بالنسبة للوحدات التي هي تحت الضمان.
إعداد أمر الشراء/طلب المواد التشغيلية/تكنولوجيا المعلومات بعد استلام المستندات المدعومة.
إعداد تقرير المخزون الشهري.
يقوم العميل المعلق بإرسال تقرير LPO إلى نائب الرئيس عند الطلب.
راقب كمية المخزون المتوفر وقم بوضع الطلب حسب المتطلبات بمجرد وصوله إلى مستوى إعادة الطلب.
إعداد إشعار الشحنة الجديدة وبعد استكمال الوثائق تسليمها إلى المحاسب الرئيسي.
متابعة الموردين للطلبات الحالية والجديدة.
مساعدة المحاسب الرئيسي في إعداد وإرسال مشغلي بطاقات SIM للإلغاء في اليوم الخامس والعشرين من كل شهر.
صيانة تقرير مستودع الاختبار والذي سيتم إرساله إلى رئيس العمليات في اليوم العاشر من كل شهر.
إعداد تقرير مستودع تجارب العملاء والذي يستخدم لإرساله إلى قسم العمليات لمتابعة العميل التجريبي ويتم إرساله في اليوم العاشر من كل شهر.
مساعدة رئيس الحسابات في التحقق من ملخص عمولة المبيعات على أساس ربع سنوي.
إعداد تقرير إيرادات المبيعات وإرساله إلى المدير المالي شهريًا لتسجيله.
إعداد تقرير ملخص أمر الشراء المحلي على أساس أسبوعي وتسليمه إلى مسؤول التحصيل الرئيسي لمتابعة الدفع.
إعداد مذكرات الائتمان عند إرجاع الوحدات المعيبة/غير المستخدمة/الفارغة من قسم العمليات مع المستندات الداعمة.
التحقق من تقرير دفتر التكاليف على أساس شهري.
التحقق من فاتورة مشغلي بطاقات SIM على أساس شهري وعن طريق الاتصال بمشغلي بطاقات SIM بحثًا عن أي تناقضات والحصول على تذكرة مشكلة ومتابعتها.
إعداد ملخص استبدال الضمان على أساس شهري.
أي مهمة أخرى مرتبطة بالعمل يتم تكليفها من قبل رئيس القسم والتي قد تنشأ.
قائمة المهام المحددة والتقارير الدورية:
تأكد من نشر جميع الإدخالات المتعلقة بـ JD في البرنامج لهذا الشهر.
تقرير عن البضائع القديمة والبطيئة الحركة. الموعد النهائي هو الخامس من الشهر التالي.
تقرير عن البضائع الموجودة لدى المورد لاستبدالها بالضمان. الموعد النهائي هو الخامس من الشهر التالي.
تقرير عن البضائع لدى قسم التشغيل للاختبار واستبدالها بالضمان. الموعد النهائي هو الخامس من الشهر التالي.
تقرير عن البضائع المعيبة التي لم يتم إرسالها للاستبدال. الموعد النهائي هو الخامس من الشهر التالي.
مهارات
خبرة سابقة في دور مماثل.
القدرة على التعامل مع المعاملات من مختلف أصحاب المصلحة (الموردين والعملاء والموظفين) ويمكن إدارتها.
مهارات التواصل الجيدة.
مهارات تنظيمية جيدة والقدرة على العمل في الموعد المحدد.
مستوى عال من الدقة.
أن يكون منضبطًا وموثوقًا به وجديرًا بالثقة
القدرة على العمل بشكل تعاوني وتشاركي مع جميع مستويات الموظفين والإدارة والوكالات الخارجية لتحقيق أقصى قدر من الأداء والإبداع وحل المشكلات والنتائج.
حفظ السجلات (التقديم)؛ المادية والرقمية:
GRN وSRN ومذكرات التسليم وفواتير الموردين ونسخ العقود وأوامر الشراء ومذكرات الخصم إن وجدت.