الوصف الكامل للوظيفة
يتولى مساعد إداري وسكرتير يتمتع بخبرة في مجال العقارات مسؤولية تقديم الدعم الإداري والمهام الإدارية والمساعدة الخاصة بصناعة العقارات. يتضمن هذا الدور إدارة عمليات المكتب ودعم وكلاء العقارات أو المسؤولين التنفيذيين والحفاظ على علاقات العملاء مع ضمان الامتثال لمعايير الصناعة.
الوصف الوظيفي: المهام الإدارية (خاصة بالعقارات):
تنسيق المعاملات العقارية والتأكد من إعداد جميع الوثائق (على سبيل المثال، العقود والاتفاقيات) وتقديمها بشكل صحيح.
صيانة وتحديث قواعد بيانات العقارات، بما في ذلك قوائم الممتلكات، ومعلومات العملاء، وسجلات المعاملات.
إدارة المراسلات مع العملاء المتعلقة باستفسارات العقارات والعروض والمواعيد.
المساعدة في إعداد المواد التسويقية (الكتيبات، وقوائم العقارات، والعروض الترويجية عبر الإنترنت).
جدولة عروض الممتلكات، وعمليات التفتيش، والاجتماعات بين العملاء والوكلاء.
معالجة الاتصالات المتابعة مع العملاء، وضمان رضا العملاء.
المساعدة في إعداد التقارير المالية المتعلقة بالمبيعات والعمولات وإدارة الممتلكات.
المهام السكرتارية:
توفير الدعم على المستوى التنفيذي لمديري العقارات أو الوكلاء أو المسؤولين التنفيذيين.
إدارة وتنظيم التقويم التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، والجولات العقارية، والأحداث.
إعداد وكتابة وتحرير المراسلات واتفاقيات الملكية والتقارير.
الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة، مثل بيانات العملاء والسجلات المالية.
المساعدة في تنظيم فعاليات العقارات للشركات، أو المنازل المفتوحة، أو الأنشطة الترويجية.
إعداد محاضر الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتأكد من دقة تسجيل القرارات والإجراءات.
الإدارة العامة للمكتب:
إدارة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، ولوازم المكتب.
تنسيق ترتيبات السفر والاجتماعات والمواعيد لمحترفي العقارات.
معالجة البريد الوارد والصادر، وخاصة الوثائق القانونية والمالية المتعلقة بالمعاملات العقارية.
الحفاظ على نظام ملفات منظم جيدًا لقوائم الممتلكات، وسجلات العملاء، والوثائق المالية.
الإشراف على صيانة المعدات المكتبية والتأكد من أن بيئة المكتب وظيفية وفعالة.
المسؤوليات الخاصة بالعقارات:
المساعدة في تنسيق مبيعات العقارات والإيجارات والمفاوضات مع الوكلاء والعملاء.
ضمان الامتثال القانوني لإجراءات العقارات، ومعالجة الوثائق الخاصة بإغلاق الممتلكات.
إدارة الاتصالات مع مطوري العقارات والمشترين والبائعين والمستأجرين.
معالجة قوائم العقارات وتحديث مواقع الويب العقارية ومنصات التسويق حسب الحاجة.
المساعدة في إدارة محافظ العقارات، وضمان الدفعات في الوقت المناسب، وتجديد العقود، ومتابعة العملاء.
المهارات المطلوبة:
مهارات تنظيمية قوية، وخاصة في التعامل مع المستندات والمعاملات العقارية.
مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي مع العملاء.
الكفاءة في برامج المكتب (MS Office، Excel، PowerPoint) وبرامج العقارات (على سبيل المثال، أنظمة MLS).
القدرة على تنفيذ مهام متعددة وإدارة بيئة مكتبية سريعة الوتيرة.
معرفة قوانين العقارات المحلية والممارسات واتجاهات السوق.
اهتمام قوي بالتفاصيل، وخاصة في التعامل مع العقود والوثائق القانونية.
القدرة على الحفاظ على السرية والاحترافية في التعاملات الحساسة مع العملاء.
المؤهلات:
- دبلوم أو شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو إدارة العقارات أو مجال ذي صلة.
- خبرة سابقة في دور إداري أو سكرتاري، ويفضل أن يكون في قطاع العقارات.
- المعرفة بمصطلحات العقارات، وعمليات المعاملات، والبرمجيات (على سبيل المثال، أنظمة MLS، وCRM).
أنواع الوظائف: دوام كامل، دائم
الأجر: 3,500.00 درهم إماراتي - 4,000.00 درهم إماراتي شهريًا
خبرة: