الوصف الكامل للوظيفة
ملخص الوظيفة :
السكرتير/موظف الاستقبال مسؤول عن إدارة واجبات المكتب الأمامي، ومعالجة المهام الكتابية، والرد على المكالمات، واستقبال الزوار، وتقديم الدعم الإداري لضمان سير عمل المكتب بكفاءة.
المسؤوليات الرئيسية :
إدارة مكتب الاستقبال :
استقبال وترحيب بالزوار بسلوك احترافي وودود.
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها باستخدام نظام الهاتف متعدد الخطوط.
إدارة البريد الوارد والصادر والتسليمات.
الدعم الإداري والكتابي :
صيانة وتحديث أنظمة الملفات، سواء الإلكترونية أو المادية.
إعداد وكتابة الرسائل والبريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى.
المساعدة في إدخال البيانات وإدارة المستندات والمهام الإدارية الأخرى حسب التكليف.
تنسيق جداول الاجتماعات وحجز قاعات المؤتمرات.
تأكد من تخزين اللوازم المكتبية وطلب اللوازم حسب الضرورة.
تواصل :
العمل كنقطة اتصال بين المكتب والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين.
نقل الرسائل وتحويل المكالمات إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
التعامل مع استفسارات العملاء والزوار والموظفين بطريقة سريعة ومهنية.
التقويم وإدارة المواعيد :
جدولة وتأكيد المواعيد والاجتماعات.
الحفاظ على التقويمات الخاصة بالمديرين التنفيذيين أو موظفي الإدارة حسب الحاجة.
تنظيم و نظافة المكتب :
الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة ومنظمة.
تأكد من إبقاء المناطق المشتركة مثل الردهة والمطبخ وغرف الاجتماعات منظمة.
دعم موظفي المكتب :
تقديم الدعم الإداري للإدارة والموظفين حسب الحاجة، بما في ذلك إنشاء التقارير، وإعداد المستندات، وإدارة المراسلات.
التكنولوجيا والمعدات المكتبية :
تشغيل معدات المكتب القياسية (الهواتف، والطابعات، والماسحات الضوئية، وما إلى ذلك).
استكشاف الأخطاء وإصلاحها فيما يتعلق بالمشكلات البسيطة المتعلقة بمعدات المكتب.
س
شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (درجة الزمالة أو أعلى تعتبر ميزة إضافية).
خبرة مثبتة في وظيفة موظفة استقبال أو سكرتيرة أو إدارية.
إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي.
مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
القدرة على تنفيذ مهام متعددة وتحديد أولوياتها في بيئة سريعة الخطى.
المظهر والموقف المهني.
- المعرفة بأنظمة الهاتف المكتبية والمعدات المكتبية الأساسية.
أنواع الوظائف: دوام كامل، دائم
الدفع: من 2000 درهم إماراتي شهريًا
القدرة على التنقل/الانتقال:
مدينة أم القيوين: التنقل بشكل موثوق أو التخطيط للانتقال قبل بدء العمل (مطلوب)