الوصف الكامل للوظيفة
فيما يلي نموذج لوصف وظيفة مراقب المستندات ذو الخبرة في مجال طب الأسنان:
المسمى الوظيفي: مراقب المستندات (يشترط الخبرة في طب الأسنان)
*ملخص الوظيفة:*
يتولى مراقب المستندات مسؤولية إدارة والإشراف على جميع أنشطة مراقبة المستندات داخل عيادتنا للأسنان. يتضمن هذا الدور التأكد من أن جميع السجلات الطبية للأسنان وملفات المرضى والمستندات الإدارية يتم صيانتها بدقة وتنظيمها وإتاحتها للموظفين المخولين. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي خبرة سابقة في مجال طب الأسنان وفهم شامل لإدارة السجلات الطبية للأسنان والامتثال التنظيمي.
*المسؤوليات الرئيسية:*
- *إدارة المستندات:*
- الحفاظ على وتحديث سجلات المرضى وخطط العلاج وغيرها من المستندات الطبية المتعلقة بالأسنان في شكلين: مادي وإلكتروني.
- التأكد من تخزين جميع السجلات الطبية الخاصة بالأسنان بشكل آمن وإمكانية استرجاعها بسهولة من قبل الموظفين المعتمدين.
- تنفيذ وصيانة نظام فعال لمراقبة المستندات لتتبع إنشاء ومراجعة وتوزيع جميع المستندات.
- *الامتثال التنظيمي:*
- التأكد من أن جميع المستندات تتوافق مع اللوائح الصحية المحلية ومعايير ممارسة طب الأسنان وقوانين الخصوصية، مثل قانون HIPAA (إن وجد).
- المساعدة في عمليات التدقيق والتفتيش من خلال توفير وثائق دقيقة وكاملة حسبما تطلبه الهيئات التنظيمية.
- *التنسيق والتواصل:*
- التنسيق مع موظفي طب الأسنان لضمان توثيق معلومات المريض وملاحظات العلاج وسجلات الفواتير في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
- التواصل مع مساعدي طب الأسنان وأخصائيي النظافة وأطباء الأسنان لتسهيل نقل وتحديث سجلات المرضى بسلاسة.
- *مراقبة الجودة:*
- مراجعة المستندات بشكل دوري للتأكد من دقتها واكتمالها والالتزام بسياسات العيادة.
- تحديد وتصحيح التناقضات في السجلات الطبية أو عمليات التوثيق.
- *التدريب والدعم:*
- تقديم التدريب والدعم لموظفي طب الأسنان بشأن إجراءات التوثيق الصحيحة واستخدام أنظمة إدارة الوثائق.
- العمل كنقطة اتصال لأي استفسارات أو قضايا تتعلق بالوثائق داخل العيادة.
- *الأرشفة والاحتفاظ:*
- تطوير وصيانة نظام أرشفة الوثائق، والتأكد من الاحتفاظ بالسجلات للفترة المطلوبة والتخلص منها وفقًا لسياسات العيادة والمتطلبات القانونية.
- إدارة عملية تحويل السجلات الورقية إلى صيغ رقمية، والتأكد من فهرسة السجلات الإلكترونية وتخزينها بشكل صحيح.
*المؤهلات:*
- خبرة مثبتة كمسؤول عن المستندات، ويفضل أن يكون ذلك في مجال طب الأسنان أو الرعاية الصحية.
- معرفة متعمقة بإدارة السجلات الطبية للأسنان، بما في ذلك الإلمام بمصطلحات وإجراءات طب الأسنان.
- الكفاءة في استخدام برامج إدارة الوثائق وأنظمة السجلات الصحية الإلكترونية (EHR).
- مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
- معرفة اللوائح الصحية المحلية وقوانين الخصوصية المتعلقة بمعلومات المريض.
- مهارات التواصل الممتازة والقدرة على العمل بشكل تعاوني مع موظفي طب الأسنان.