الوصف الكامل للوظيفة
نحن نبحث عن شخص يتمتع بالخبرة والمسؤولية ويستطيع تقديم الدعم الإداري والكتابي في الوقت المناسب وبطريقة منظمة وفردية. سوف تتعاون مع المدير في مجموعة من المهام المتعلقة بأعماله ومراسلاته. تحديد مواعيد مختلفة، وتتبع المهام التي فوضها المدير للآخرين، وتنظيم أشياء مختلفة.
لن تكون هناك حاجة للسفر
المهام والمسؤوليات:
الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري الكامل للتنفيذيين، والذي يتضمن التعامل مع التقويم الخاص بهم، وإعداد الاجتماعات، وتحديد المواعيد، وتنظيم السفر.
إدارة المراسلات: الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات المكتوبة وإدارتها نيابة عن المدير التنفيذي. تأليف وتحرير ومراجعة الرسائل والتقارير والعروض التقديمية والمواد المكتوبة الأخرى
تنظيم وترتيب المؤتمرات والاجتماعات وغيرها من الأحداث يُعرف بتنسيق الاجتماعات. إنشاء جداول الأعمال وتسجيل المحاضر وإرسالها إلى الأطراف المناسبة. تنسيق الأمور العملية، بما في ذلك تقديم الطعام، وإعداد المعدات السمعية والبصرية، وحجز غرف الاجتماعات.
إدارة المعلومات هي عملية تتبع وتنظيم الأوراق والبيانات الأخرى، سواء كانت رقمية أو تناظرية. إنشاء وإدارة قواعد البيانات وأنظمة الملفات والتوثيق. ضمان سرية وسهولة استرجاع البيانات الحساسة.
إدارة العلاقات هي عملية إنشاء والحفاظ على روابط قوية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مثل الشركاء في العمل والعملاء. العمل كنقطة اتصال لفريق المدير التنفيذي والأقسام والاتصالات الخارجية.
البحث والتحليل: إجراء التحقيقات، وتجميع المعلومات، وإنشاء التقارير أو الملخصات للإطلاع عليها من قبل السلطة التنفيذية. تقديم تحليلات واقتراحات ثاقبة للمساعدة في اتخاذ القرارات.
السرية والتكتم: الحفاظ على المعلومات الحساسة والخاصة بسرية تامة واستخدام الحذر عند التعامل معها. الحفاظ على النزاهة والأخلاق في مكان العمل.
إدارة المكتب: مراقبة كيفية سير عمل مكتب المدير التنفيذي بسلاسة. إدارة وإصدار الطلبات الخاصة بمستلزمات المكتب، ومواكبة المعدات، والاتصال بدعم تكنولوجيا المعلومات عند الضرورة.
مهام أخرى: تنفيذ مشاريع مخصصة ومهام أخرى يتم تفويضها من قبل المدير التنفيذي. تزويد الفريق التنفيذي بالدعم الإداري العام حسب الحاجة
خمس سنوات على الأقل من الخبرة الموثقة في العمل كسكرتيرة
· الكفاءة في بروتوكولات وإرشادات إدارة المكاتب
· معرفة مايكروسوفت أوفيس واللغة الإنجليزية
· قدرات ممتازة في التخطيط والجدولة
· مواكبة أحدث التقنيات والبرامج المكتبية
· القدرة على تحديد الأولويات وتنفيذ المهام اليومية المتعددة
· إجادة التواصل الكتابي والشفوي
· ضبط النفس والخصوصية
نوع الوظيفة: دوام كامل
الأجر: 3000.00 درهم إماراتي - 5000.00 درهم إماراتي شهريًا