الوصف الكامل للوظيفة
مساعد اداري
يتولى المساعد الإداري مسؤولية تنفيذ الأنشطة اليومية للمكتب التنفيذي لتقديم تجربة ممتازة للموظفين مع تقديم الدعم الإداري وإدارة البريد وإجراء عمليات الأرشفة. على وجه التحديد، سيقوم بأداء المهام التالية بأعلى المعايير:
تنفيذ الأنشطة الإدارية اليومية للمكتب التنفيذي مع الالتزام بمعايير هيلتون وسياساتها وإجراءاتها
.
توفير الدعم الإداري للفريق التجاري والتنفيذي.
ضمان التعامل مع جميع الاتصالات، وخاصة تلك المتعلقة بالمالكين والضيوف والمكتب الرئيسي، بسرعة وباحترافية
.
تلقي وتوزيع البريد.
تأكد من إرسال البريد الصادر في الوقت المناسب.
توفير محاضر اجتماعات الفريق التنفيذي وتجميع التقارير الإدارية في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة إذا
لزم الأمر.
الحفاظ على إمدادات كافية من القرطاسية المكتبية.
مساعدة الأقسام الأخرى حيثما كان ذلك ضروريا والحفاظ على علاقات عمل جيدة.
تنفيذ كافة الملفات.
الامتثال لجميع متطلبات الأمن الرئيسية.
الإبلاغ عن أي مشاكل أو مخاطر تتعلق بالصيانة.
الحفاظ على منطقة العمل الخاصة بك نظيفة ومرتبة وجيدة.
الإبلاغ عن المواد والمعدات المعيبة.
ضمان الامتثال لمعايير العلامة التجارية.
الالتزام بأمن الفندق وأنظمة مكافحة الحرائق وجميع تشريعات الصحة والسلامة.
المساعدة في المشاريع الخاصة والدعم في تنظيم المهام المتعلقة بمتطلبات الفندق والعلامة التجارية حسب الموعد النهائي.
تنسيق طلبات الحجز الخاصة المقدمة من خلال المكتب التنفيذي والفريق التجاري.
يعمل المساعد الإداري الذي يخدم العلامات التجارية لـ Hilton دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتولي هذا الدور بنجاح، يجب عليك الحفاظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:
مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي
مهارات ممتازة في الإدارة وتكنولوجيا المعلومات
ملتزمون بتقديم مستوى عالٍ من خدمة العملاء، داخليًا وخارجيًا
المرونة في الاستجابة لمجموعة من مواقف العمل المختلفة
القدرة على العمل تحت الضغط
سيكون من المفيد لك في هذا المنصب إظهار القدرات والتميزات التالية:
خبرة إدارية سابقة في بيئة سريعة الخطى
يفضل أن يكون متحدثًا أصليًا للغة العربية.
