الوصف الكامل للوظيفة
نحن نبحث عن مساعد إداري يتمتع بالاهتمام بالتفاصيل والنشاط للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن دعم العمليات المكتبية اليومية، وضمان الكفاءة، والمساهمة في سير العمل بسلاسة. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرات اتصال قوية، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد. إذا كنت فردًا متحمسًا وشغوفًا بالعمل الإداري، فنحن ندعوك للتقدم بطلب.
المهام الأساسية:
إدارة المكتب: إدارة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك صيانة اللوازم المكتبية، ومعالجة البريد، وضمان مساحة عمل نظيفة ومنظمة.
الجدولة: المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر لأعضاء الفريق، وضمان إدارة الوقت بكفاءة.
الاتصالات: العمل كنقطة الاتصال الأساسية للاتصالات الداخلية والخارجية، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، واستقبال الزوار.
إعداد المستندات: إعداد وتحرير وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات حسب متطلبات الإدارة.
إدخال البيانات وحفظ السجلات: الحفاظ على السجلات وقواعد البيانات الدقيقة، بما في ذلك معلومات العميل، وسجلات الخدمة، والبيانات الإدارية الأخرى.
دعم الإدارة: تقديم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين والمديرين، بما في ذلك إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل.
خدمة العملاء: المساعدة في استفسارات العملاء، وتقديم المعلومات حول الخدمات، ودعم فريق خدمة العملاء حسب الحاجة.
الفواتير وإعدادها: المساعدة في عمليات الفواتير، بما في ذلك إنشاء الفواتير، ومعالجة المدفوعات، وإدارة الحسابات المستحقة.
تنسيق الأحداث: المساعدة في تنظيم أحداث الشركة والاجتماعات وجلسات التدريب، وضمان التعامل مع جميع الخدمات اللوجستية بكفاءة.
السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية والحفاظ على سرية بيانات الشركة والعملاء.
مؤهلات:
شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية في الإدارة المكتبية أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة إضافية.
الكفاءة في استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت مع القدرة على تنفيذ مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة.
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالدقة في جميع المهام.
تعتبر الخبرة في معدات المكتب (على سبيل المثال، الطابعات، وأجهزة الفاكس) واستكشاف الأخطاء الأساسية في تكنولوجيا المعلومات وإصلاحها ميزة إضافية.
