الوصف الكامل للوظيفة
المهام الأساسية:
الدعم الإداري: المساعدة في المهام الإدارية اليومية مثل الرد على الهواتف وإدارة المراسلات ومعالجة الجدولة.
إدخال البيانات: إدخال البيانات والحفاظ عليها دقيقة في أنظمة الكمبيوتر وقواعد البيانات.
إدارة المستندات: إعداد المستندات والسجلات وتصنيفها واسترجاعها، والتأكد من تنظيمها وتحديثها.
إدارة اللوازم المكتبية: مراقبة مستويات مخزون اللوازم المكتبية وإعادة الطلب حسب الضرورة.
خدمة العملاء: استقبال الزوار والرد على الاستفسارات وتقديم المساعدة المهنية والمهذبة للعملاء والموظفين.
الجدولة: المساعدة في تنظيم الاجتماعات والمواعيد والفعاليات، بما في ذلك إعداد غرف الاجتماعات وتنسيق الخدمات اللوجستية.
إعداد التقارير: المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات حسب الحاجة.
معالجة البريد: معالجة البريد الوارد والصادر والطرود والتسليمات.
أنظمة الملفات: صيانة أنظمة الملفات المادية والإلكترونية، والتأكد من أن المستندات مُدرجة بدقة ويمكن استرجاعها بسهولة.
المهام الإدارية: أداء مهام المكتب العامة مثل تصوير المستندات ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالفاكس.
مهارات ومؤهلات:
التعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، التدريب الإضافي أو الشهادة في الإدارة المكتبية أو مجال ذي صلة يعتبر إضافة جيدة.
الخبرة: يفضل وجود خبرة سابقة في دور كتابي أو إداري ولكن ليس شرطا.
مهارات التواصل: قدرات قوية في التواصل اللفظي والكتابي.
المهارات التنظيمية: مهارات تنظيمية ممتازة مع القدرة على تنفيذ مهام متعددة وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام الكبير بالتفاصيل والدقة في إنجاز المهام.
خدمة العملاء: أثبت قدرته على تقديم خدمة عملاء ممتازة والتعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
أنواع الوظائف: دوام كامل، دائم
