الوصف الكامل للوظيفة
الوصف الوظيفي الأدوار والمسؤوليات:
إدارة الاستقبال ومكتب الاستقبال، وتقديم الدعم الإداري الشخصي لـ
الإدارة والشركة من خلال إجراء وتنظيم الإدارة.
الواجبات والأنشطة بما في ذلك تلقي المعلومات ومعالجتها.
تشغيل لوحة مفاتيح الهاتف للرد على المكالمات والفحص وتوفير المعلومات وتلقي الرسائل وإعادة توجيه المكالمات إلى الموظف المعني
استقبال الأشخاص الذين يدخلون المنشأة وتحديد طبيعة الزيارة والغرض منها وتوجيههم أو مرافقتهم إلى وجهات محددة
حفظ السجلات وحفظها.
توفير معلومات حول المنشأة، مثل موقع الأقسام أو المكاتب، أو الموظفين داخل المنظمة أو عبر الهاتف للعملاء.
احتفظ بسجل حالي لسجل سيارة الشركة واستخدامها.
مراقبة التقاط صندوق البريد وفرزه وتوزيع البريد.
ترتيب خدمات البريد السريع لتسليم واستلام المستندات المختلفة.
معالجة وإعداد أوامر الشراء المحلية، والمراسلات، والقسائم، أو المستندات الأخرى.
جدولة حجز غرفة المؤتمرات
إجراء الترتيبات اللازمة لتوفير المعدات والمستلزمات اللازمة لقاعة المؤتمرات.
اطلب اللوازم المكتبية مثل القرطاسية للمكتب.
إرسال ومتابعة رسائل الفاكس.
وضع العلامات على الكتب والمظاريف والمواد الأخرى
طباعة المستندات لكافة الأقسام عند الحاجة لذلك.
طباعة التقارير والمقترحات
تجليد المقترحات وتقارير المشاريع وما شابه ذلك
تصوير ومسح ضوئي للمستندات المختلفة لكل قسم.
الحفاظ على أوامر استخدام صيانة المكتب
صيانة حقيبة الإسعافات الأولية الطبية
صيانة السجلات والملفات.
تحديث تفاصيل الاتصال بأرقام هواتف دليل الشركة
حجز وتأجير السيارات والفنادق وجدول الرحلات.
نسخ المشاريع على أقراص مضغوطة وإعدادها للتسليم للعميل
أداء واجبات مثل النظافة والعناية بالنباتات وتقويم المجلات للحفاظ على منطقة الاستقبال.
يقوم بأعمال إدارية أخرى ويتابع الصلاحيات.
الرد على المكالمات الهاتفية والتوجه مباشرة إلى القسم المعني.
استقبال الموظفين وزوار الشركة.
التعامل مع العملاء والموردين وأعضاء الفريق
المسئوليات الحفاظ على السرية.
متطلبات
مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة
مهارات تنظيمية استثنائية
الموهبة اللازمة للتفاعل الفعال مع الأفراد على كافة مستويات المنظمة.
العمل بشكل فعال مع تطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك:
أوت لوك، وورد، وإكسل، وبوربوينت
المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس
الخبرة ذات الصلة: من سنة إلى سنتين على الأقل في العمل كموظف استقبال.
ملحوظة: المرشحات فقط