نظرة عامة على الوظيفة: نحن نبحث عن فرد ديناميكي ومنظم للغاية للانضمام إلينا كمساعد شخصي لرئيس مجلس الإدارة. سيدعم هذا الدور رئيس مجلس الإدارة بشكل مباشر في إدارة المهام الإدارية وتسهيل الاتصالات وضمان العمليات السلسة داخل مكتب رئيس مجلس الإدارة.
المهام الأساسية:
الدعم الإداري: إدارة تقويم الرئيس، وتحديد المواعيد، وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر.
التواصل: فرز وإدارة المراسلات، وتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والاستفسارات الأخرى الموجهة إلى الرئيس.
التوثيق: إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق حسب طلب الرئيس.
دعم الاجتماعات: حضور الاجتماعات مع الرئيس، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل حسب الضرورة.
إدارة العلاقات: بناء والحفاظ على علاقات فعالة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك المديرين التنفيذيين والعملاء وشركاء الأعمال.
السرية: تعامل مع المعلومات الحساسة بحذر وحافظ على السرية في جميع الأوقات.
إدارة المشروع: المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة التي يحددها الرئيس، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتحقيق الأهداف.
إدارة المكتب: الإشراف على حسن سير مكتب رئيس مجلس الإدارة، بما في ذلك إدارة الإمدادات والمعدات، وضمان إكمال جميع المهام الإدارية بكفاءة.
مؤهلات:
يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو أي مجال ذي صلة.
خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي يدعم كبار المديرين التنفيذيين، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة الشركات.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة، مع القدرة على تحديد أولويات المهام والتعامل مع المواعيد النهائية المتعددة.
مهارات قوية في التواصل اللفظي والكتابي، مع الاهتمام بالتفاصيل.
الكفاءة في Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وأدوات الإنتاجية المكتبية الأخرى.
القدرة على الحفاظ على رباطة جأش والكفاءة المهنية تحت الضغط.