الوصف الوظيفي الكامل
المسمى الوظيفي:
نحن نبحث حاليًا عن مساعد إداري استباقي ومنظم للانضمام إلى فريقنا. كمساعد إداري، ستقدم الدعم الحاسم في مختلف المهام الإدارية، مما يضمن التشغيل السلس لمكتبنا والمساعدة في الإدارة الفعالة للعمليات اليومية.
المسؤوليات:
إدارة وتنسيق الجداول الزمنية والمواعيد والاجتماعات لأعضاء الفريق.
الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات وتوجيهها إلى الشخص أو القسم المناسب.
قم بإعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة.
المساعدة في إعداد مواد الاجتماعات وجداول الأعمال والعروض التقديمية.
الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات، المادية والإلكترونية، مما يضمن تنظيم المستندات وسهولة الوصول إليها.
التعامل مع البريد الوارد والصادر والطرود وعمليات التسليم وتنسيق خدمات البريد السريع.
طلب وصيانة اللوازم والمعدات المكتبية، وتنسيق الإصلاحات أو الصيانة حسب الحاجة.
المساعدة في حجز ترتيبات السفر والإقامة لأعضاء الفريق.
المساعدة في تنظيم وتنسيق الفعاليات المكتبية والاجتماعات والمؤتمرات.
تقديم الدعم الإداري العام لأعضاء الفريق والمديرين حسب الحاجة.
مؤهلات:
شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها.
خبرة مثبتة في دور مساعد إداري أو دعم مكتبي.
الكفاءة في Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) والبرامج المكتبية الأخرى.
اتصالات ممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين.
قدرات تنظيمية وتعدد مهام قوية، مع القدرة على تحديد أولويات المهام بشكل فعال.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة في جميع المهام.
مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على توقع الاحتياجات ومعالجة المشكلات بشكل استباقي.