الوصف الوظيفي الكامل
1.) سكرتير
المسمى الوظيفي:
· يؤدي واجبات السكرتارية، وإدخال البيانات، واستقبال وفحص المكالمات والمراسلات المكتبية، والرد على الاستفسارات الهاتفية الروتينية. إعادة توجيه المكالمات إلى الطرف المناسب.
· يتلقى طوابع البيانات ويوزع البريد الوارد. توزيع طلبات الشراء بالترتيب العددي لموظفي المكتب المناسبين.
· يحافظ على جدول الإدارة من خلال الحفاظ على التقويمات لموظفي الإدارة. ترتيب الاجتماعات والمؤتمرات والمؤتمرات عن بعد والسفر.
· إكمال الطلبات من خلال الترحيب بالعملاء شخصيًا أو عبر الهاتف. الرد على الاستفسارات أو إحالتها.
· يحافظ على ثقة العملاء ويحمي العمليات من خلال الحفاظ على سرية المعلومات.
· يحافظ على مخزون اللوازم المكتبية عن طريق فحص المخزون لتحديد مستوى المخزون. توقع الإمدادات اللازمة؛ وضع وتسريع طلبات الإمدادات؛ التحقق من استلام الإمدادات.
· يختم جميع الشيكات الخاصة بالحسابات الدائنة، ويتطابق مع كعب التحويلات، ويستعد لإرسالها بالبريد في الوقت المناسب.
· يحافظ بدقة على مجموعة متنوعة من السجلات والملفات.
· مراقبة مواد وإمدادات الإدارة والأوامر حسب الحاجة.
· يؤدي واجبات أخرى كما تم تعيينها.