الوصف الوظيفي الكامل
العمل المكتبي
فحص وإعداد عروض الأسعار وورقة المقارنة والفواتير وتقرير LPO والمصروفات النثرية.
الرد على الهاتف أو تحويل المكالمات إلى الأفراد المناسبين.
ترتيب لقاءات.
قم بإعداد نماذج الإجازة والقرض وإصدار جواز السفر وتقديمها للموافقة عليها.
إعداد رسائل البريد الإلكتروني والتعاميم والخطابات.
التأكد من حفظ المستندات الواردة في ملف السجل الإلكتروني والملفات المخصصة لها.
عمل نسخ من المراسلات والمواد المطبوعة الأخرى (
فحص وإعداد عروض الأسعار وورقة المقارنة والفواتير وتقرير LPO والمصروفات النثرية.
قم بإعداد المستندات للموافقة عليها.
تأكد من تقديم جميع المستندات الداعمة بما في ذلك طريقة الدفع إلى الإدارة المالية*
أعمال صيانة
تسجيل جميع أعمال التكييف والصيانة المدفوعة إلكترونيًا
تسجيل جميع دفعات عقد الصيانة المدفوعة إلكترونيًا
فحص وتحديث جميع عقود الصيانة التي تنتهي صلاحيتها وإبلاغ المدير
احتفظ بالوثيقة في الملف المخصص لكل شقة
المتابعة مع فريق الصيانة للتأكد من معالجة جميع شكاوى المستأجرين وتحديث ملف السجل الإلكتروني بشكل يومي.
قم بإعداد تقرير الصيانة لتكلفة مواد الصيانة وصورة الأضرار والتقرير المكتوب وصورة الإنجاز لكل شقة.
المتطلبات والمؤهلات:
المتقدمات من الإناث، أي جنسية
خبرة مهنية لا تقل عن سنتين في دولة الإمارات العربية المتحدة
درجة البكالريوس
خبرة عمل مثبتة كسكرتير أو دور مماثل
يفضل الخبرة في صيانة الممتلكات وتحليل عروض الأسعار من الموردين.
الكفاءة المتقدمة في تطبيقات الكمبيوتر وMS. المعرفة الأساسية في نظام التشغيل MAC. (سيتم توفير التدريب الأساسي)
خبرات تواصل وكتابة ممتازة؛ يجيد اللغتين الإنجليزية والعربية
صبور ومرن
مهارات تنظيمية وشخصية وبحثية ممتازة
ممتاز في تنظيم الاجتماعات وإدارة التقويم
متحمس والاهتمام بالتفاصيل
ويفضل الانضمام على الفور