الوصف الوظيفي الكامل
تشمل المسؤوليات، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
مكتب الاستقبال - الترحيب بالضيوف وتعريفهم بالمكان وإبلاغ أو الاتصال بشخص الاتصال الذي يرغبون في مقابلته
تحية الزوار ومساعدتهم على التنقل عبر المكتب وإبلاغ موظفي المكتب بتقديم المرطبات لهم أثناء انتظارهم.
إبلاغ الأمن وإعطاء تفاصيل عن من سيزور لضمان عدم توقفهم عند البوابة
إنشاء تصاريح مرور للموظفين الخارجيين والزوار وخاصة التصاريح العاجلة
تجهيز وترتيب مركز الابتكار كلما كانت هناك اجتماعات وفعاليات كبيرة
حجز قاعات الاجتماعات (الطابق الأرضي والطابق الأول) وحجز قاعة الاجتماعات
طلب المخزون والقرطاسية ومستلزمات المخزن اللازمة في المبنى والتأكد من صحة عدد العناصر عند التسليم
طلب الغداء/الإفطار من المطاعم كلما كانت هناك مناسبات أو اجتماعات كبيرة
مساعدة فريق الموارد البشرية في جدولة الاجتماعات للمنضمين الجدد كجزء من برنامج الإعداد الخاص بهم
تقديم جولات بناء للمنضمين الجدد كجزء من برنامج الإعداد الخاص بهم
مساعدة الموظفين في طلب بطاقات العمل الخاصة بهم
إعداد وإرسال مستندات الموظفين إلى البريد السريع سواء شخصيًا أو بالبريد المشترك
استلام مستندات الموظفين من شركة البريد السريع سواء أرامكس أو الخارجية وإبلاغ المرسل إليهم لاستلامها في مكتب الاستقبال
مساعدة الموظفين من (Admin، PMO، Freight، FM) في إنشاء العلاقات العامة من خلال نظام Ariba
إنشاء تقارير السفر التي يجب تقديمها للمدير التنفيذي بمستويات C القليلة الأخرى بعد رحلات العمل الخاصة بهم.
الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة
المسعف الأول للشركة - تقديم رعاية فورية ومؤقتة لشخص مريض أو مصاب في المبنى.
جمع الموقعين من رؤساء الشؤون المالية لدينا والمعلومات المرتبطة بهم المطلوبة كجزء من عملية تفويض البنك -
العمل كنسخة احتياطية لمكتب الدعم الإداري أثناء الإجازة.
متطلبات الوظيفة (الخبرة والتعليم):
قدرة مثبتة على الحفاظ على الاحتراف ورباطة الجأش عند التفاعل مع العملاء المتنوعين والصعبين.
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والقدرة على التفاعل بفعالية على جميع المستويات في منظمة متنوعة.
مهارات تنظيمية وإدارية وإدارة الوقت قوية.
عرض نهج استباقي لخدمة العملاء والزوار.
إظهار مهارات الكمبيوتر والقدرة على تعلم التكنولوجيا الجديدة.
القدرة على تطبيق المعرفة والمهارات الوظيفية بدقة لإكمال جميع المهام في الوقت المناسب وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
مطلوب شهادة الثانوية العامة أو درجة التعليم العام (GED).
2-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة في بيئة مكتبية
يتقن مايكروسوفت أوفيس
إظهار القدرة على القراءة والكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية
تعدد المهام المريح وتحديد أولويات المهام دون توجيه
مهارات شخصية عالية