نحن نبحث عن موظف استقبال ودود ومنظم ومحترف ليكون الوجه والصوت الترحيبي لشركتنا. باعتبارك نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار والمتصلين، ستلعب دورًا حاسمًا في خلق تجربة إيجابية وفعالة. ستكون مسؤولاً عن الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة وإدارة المكالمات الواردة والمساعدة في المهام الإدارية المختلفة.
المهام الأساسية:
1. إدارة مكتب الاستقبال:
- الترحيب بالعملاء والزوار والموظفين والترحيب بهم بطريقة دافئة ومهذبة.
- التأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة وجيدة المظهر في جميع الأوقات.
– الحفاظ على المظهر والسلوك المهني.
2. التعامل مع الهاتف:
- الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها بسرعة ومهنية.
- أخذ رسائل دقيقة ونقلها إلى الشخص أو القسم المناسب.
- التعامل مع الاستفسارات العامة وتقديم المعلومات الأساسية عن الشركة.
3. مساعدة الزوار:
- تسجيل وتوجيه الزوار إلى مواعيدهم أو اجتماعاتهم.
- إصدار شارات الزائرين والحفاظ على الأمن من خلال مراقبة وصول الزائرين.
- تقديم المرطبات وجعل الضيوف يشعرون بالراحة أثناء الانتظار.
4. الدعم الإداري:
- المساعدة في المهام الإدارية المختلفة، بما في ذلك إدخال البيانات وحفظها وفرز البريد.
- إدارة مخزون اللوازم المكتبية وتقديم طلبات الشراء عند الضرورة.
- دعم موظفي المكتب بالمهام المخصصة حسب الحاجة.
5. جدولة المواعيد:
- جدولة المواعيد والاجتماعات للعملاء والموظفين باستخدام برامج الشركة.
- تنسيق غرف الاجتماعات والتأكد من إعدادها للاجتماعات المقررة.
مؤهلات:
- شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها؛ يعد التعليم أو التدريب الإضافي في إدارة المكاتب ميزة إضافية.
- خبرة مثبتة كموظف استقبال أو في دور مماثل في مواجهة العملاء.
- مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة.
- إجادة استخدام البرامج المكتبية وأنظمة الهاتف.
- مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على القيام بمهام متعددة والبقاء هادئًا تحت الضغط.