المسمى الوظيفي:
نحن نبحث عن موظف استقبال ديناميكي ومنظم ومساعد إداري للانضمام إلى فريقنا. وسيشمل هذا الدور إدارة أنشطة مكتب الاستقبال مع توفير الدعم الإداري أيضًا لمختلف الإدارات. نحن نفضل مرشحة متحمسة ومهتمة بالتفاصيل وتتقن المهام الإدارية.
المسؤوليات:
إدارة مكتب الاستقبال:
الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بسلوك دافئ ومهني.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها.
الحفاظ على منطقة استقبال مرتبة ورائعة.
إدارة البريد الوارد والصادر والتسليمات.
الدعم الإداري:
تقديم المساعدة الإدارية للإدارات المختلفة حسب الحاجة.
المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات.
إعداد وتوزيع المراسلات والمذكرات والخطابات والنماذج.
الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات عند الضرورة.
حفظ السجلات وإدخال البيانات:
الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية.
تحديث والحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب.
المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية.
تنسيق:
تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للموظفين.
المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات والمؤتمرات.
التعاون مع الموظفين الإداريين الآخرين لضمان سلاسة العمليات.
تواصل:
العمل كنقطة اتصال للاستفسارات الداخلية والخارجية.
نقل الرسائل والمعلومات إلى الموظفين المناسبين.
الحفاظ على الاحتراف والسرية في جميع التفاعلات.
متطلبات:
خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو دور مماثل.
الكفاءة في Microsoft Office Suite (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).
مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة.
قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية.
الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
يفضل الخبرة السابقة في الدعم الإداري.
مطلوب الطلاقة في اللغة الإنجليزية.
يفضل أن تكون المرشحات من الإناث.