المهمات:
إدارة إنشاء وصيانة سجلات التصميم والبناء، والتي تشمل المراسلات والاتفاقيات ووثائق التصميم والتقديمات وتغييرات العقود والتقارير اليومية وطلبات العروض وطلبات الدفع، بما يتماشى مع نظام التحكم الشامل في المستندات.
جمع الإحصائيات والبيانات العامة لإعداد التقارير للاستخدام الداخلي والخارجي.
تذكير موظفي المشروع بتقديمات الجدول الزمني والحفاظ على جدول إجازات الموظفين.
مراجعة تقارير الوقت للتحقق من دقة ساعات العمل ورسوم المشروع المقابلة. المتابعة لضمان معالجة التصحيحات في الوقت المناسب.
تتبع ساعات الإجازة مدفوعة الأجر المدفوعة والحفاظ على الجدول الزمني للساعات المستقبلية التي يتعين اتخاذها.
إنشاء وصيانة دليل الموظفين والبيانات ذات الصلة المتعلقة بالموظفين المعينين في المشروع بما في ذلك السيرة الذاتية للشركة.
استلام وفرز وتوزيع البريد. الرد على الهاتف وأخذ الرسائل وإرسالها في الوقت المناسب.
ترتيب الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات الدقيقة وتوزيعها على فريق المشروع
إعداد العروض التقديمية.
الحفاظ على قاعدة بيانات المشروع.
حساب تعريفي:
حامل الدرجة
-خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في منصب إداري أو سكرتارية
اللغة الإنجليزية كتابة وشفهية ممتازة
معرفة ممتازة ببرامج Microsoft Office (Excel وOutlook وPowerPoint وWord)
يتقن الكتابة السريعة والدقيقة.
القدرة على التعامل مع التوتر، والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة، وإظهار مهارات ممتازة في إدارة الوقت.
مهارات تنظيمية قوية مقرونة بالدقة والاهتمام بالتفاصيل والشمول والالتزام بالحفاظ على مستوى عالٍ من السرية.
إظهار القدرة على العمل بفعالية في القوى العاملة المتنوعة.
يفضل أن يكون لديه معرفة أساسية بالمصطلحات الفنية في بيئة البناء أو الهندسة.