الوصف الوظيفي الكامل
تتطلع aG Resources إلى التواصل مع Admin Assistant على أساس فوري لعميل حسن السمعة.
الموقع: دبي
نظرة عامة على المنصب:
سيلعب مدير المكتب/السكرتير التنفيذي دورًا محوريًا في ضمان التشغيل السلس لمكتبنا وتوفير الدعم الإداري عالي المستوى للفريق التنفيذي. يتطلب هذا المنصب فردًا استباقيًا وموجهًا نحو التفاصيل يمكنه إدارة مهام متعددة بكفاءة والحفاظ على السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
المهام الأساسية:
الدعم التنفيذي:
توفير الدعم الإداري الشامل للفريق التنفيذي، بما في ذلك إدارة التقويمات وجدولة الاجتماعات وتنظيم ترتيبات السفر.
إعداد وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية كما هو مطلوب.
العمل كحلقة وصل بين الفريق التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مما يضمن التواصل والتنسيق الفعال.
إدارة المكاتب:
الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك إدارة الإمدادات والمعدات والمرافق.
تنسيق صيانة وإصلاحات المكاتب، مما يضمن بيئة عمل آمنة ومنتجة.
تطوير وتنفيذ إجراءات وسياسات مكتبية فعالة لتبسيط العمليات.
إدارة الوثائق:
الاحتفاظ بسجلات وملفات وقواعد بيانات دقيقة وحديثة، بالتنسيقين المادي والإلكتروني.
تنظيم وأرشفة المستندات، مما يضمن سهولة استرجاعها والامتثال لمعايير حفظ السجلات.
التواصل والمراسلة:
إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والبريد.
فحص المراسلات وتحديد أولوياتها، والرد على الاستفسارات أو إعادة التوجيه حسب الاقتضاء.
صياغة وتدقيق المستندات والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني نيابة عن الفريق التنفيذي.
تنسيق الاجتماع:
تنسيق وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات داخليًا وخارجيًا.
قم بإعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية والمواد الداعمة كما هو مطلوب.
تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماع، وضمان متابعة بنود العمل.
السرية والسلطة التقديرية:
التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات التقدير والحفاظ على مستوى عالٍ من الاحتراف في جميع الأوقات.
الحفاظ على السرية في التعامل مع المستندات والمناقشات والمسائل الشخصية الحساسة.
والمؤهلات والمهارات:
يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو دراسات السكرتارية أو المجال ذي الصلة.
خبرة مثبتة لا تقل عن 5-6 سنوات كسكرتير تنفيذي، أو مدير مكتب، أو دور مماثل، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة تجارية أو مؤسسية.
الكفاءة في MS Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وبرامج إدارة المكاتب الأخرى.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة، مع القدرة على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية بفعالية.
مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والتواصل، كتابيًا وشفهيًا.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إعداد المستندات وحفظ السجلات.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بنزاهة.
المرونة والقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة وبيئة العمل سريعة الخطى.
المعرفة باللوائح والإجراءات ذات الصلة.
أنواع الوظائف: دوام كامل، عقد