الوصف الوظيفي الكامل
نحن نبحث حاليًا عن مساعد إداري لمكتبنا، ويفضل أن يكون أنثى . يمكن للمرشح المهتم الذي لديه موظف استقبال ومدخل بيانات وخبرة إدارية أن يتقدم بطلب. سيتم تفضيل المرشحين المتاحين للانضمام الفوري. هذا الدور مفتوح للإناث فقط
الوصف الوظيفي للمساعد الشخصي ومسؤولياته
إدارة مكتب الاستقبال ومساعدة العملاء الجدد والحاليين.
مساعدة العملاء للحصول على المعلومات الأساسية في مكاتب التأجير والتجزئة.
الرد على المكالمات الهاتفية وتحويل المكالمات إلى الإدارات المعنية وفقًا لذلك.
إعادة توجيه استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني وفقًا لكل قسم
مراقبة صالة العملاء وصيانة القرطاسية والمخزون والمصروفات النثرية.
التنسيق بين الموردين ووحدات الأعمال الأخرى.
إنشاء تقرير يومي باستخدام قوة المبيعات وتصفية جميع استفسارات العملاء المحتملين وتعيينهم لفريق المبيعات.
مراقبة التوقعات يوميًا لإعداد الشركة الجديدة والتجديدات والإلغاء والاستفسارات الأخرى.
ترتيب خدمة البريد السريع لشركة Aramex/FedEx لتسليم الرسائل.
تنسيق ومراقبة الشحنات في حالة تسليمها أو إعادتها إلى الشاحن.
إعداد تقرير نهاية الشهر للزيارة اليومية والبريد الإلكتروني والعملاء المتوقعين عبر الإنترنت وتقديم التقارير مباشرة مع مدير القسم.
إدارة التقويم ودعوات الاجتماع للمدير.
توفير الدعم الفردي للوقت والإدارة اليومية للمدير الإداري
التعامل مع الطلبات والاستفسارات من المدير العام
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
تنظيم وجدولة المواعيد
خطط للاجتماعات ودوّن محاضرها التفصيلية
كتابة وتوزيع البريد الإلكتروني ومذكرات المراسلات والخطابات والفاكسات والنماذج
المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
وظائف مكتبية
تطوير وصيانة نظام الملفات
تحديث والحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب
اطلب اللوازم المكتبية وابحث عن الصفقات والموردين الجدد
الحفاظ على قوائم الاتصال للموردين والعملاء
تقديم الدعم العام للزوار
العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين
محو الأمية الحاسوبية
النطق الشفهي والكتابي
التقدير المهني
كفاءة
مهارات إدارة الوقت متطورة
مهارات تنظيمية قوية
صيانة سجلات المستندات مثل LPO In، Inquiry In، وما إلى ذلك
التعامل مع المكالمات الواردة وترتيب الاتصالات الدولية كما هو مطلوب.
يؤدي واجبات كتابية عامة تشمل على سبيل المثال لا الحصر: التصوير والفاكس والبريد وحفظ الملفات والحفاظ على النسخة الورقية ونظام حفظ الملفات الإلكتروني
يساعد الإدارات الأخرى عند الضرورة
يضمن صيانة المكتب
يحافظ على القرطاسية واللوازم المكتبية
يحتفظ بقائمة المراسلات الواردة / الصادرة بما يتماشى مع إجراءات الشركة