الوصف الوظيفي الكامل
نحن نبحث عن موظفة استقبال ستكون نقطة الاتصال الأولى لشركتنا، حيث تقدم خدمة عملاء استثنائية ودعمًا إداريًا. سوف ترحب بالزوار وترد على المكالمات الهاتفية وتساعد في مختلف المهام الكتابية لضمان سلاسة العمليات. يتطلب هذا الدور مهارات اتصال ممتازة وسلوكًا ودودًا ومحترفًا والقدرة على القيام بمهام متعددة في بيئة سريعة الخطى.
المهام الأساسية:
عمليات مكتب الاستقبال:
قم بتحية الزوار بحرارة وتأكد من توجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.
الرد على المكالمات الواردة بطريقة احترافية ومهذبة، وتحويل المكالمات أو تلقي الرسائل حسب الحاجة.
الدعم الإداري:
توفير الدعم الإداري العام، بما في ذلك إدخال البيانات وحفظها وتصويرها وإرسال المستندات بالفاكس.
المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات وحجوزات غرف الاجتماعات.
إدارة البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فرز عمليات التسليم وتوزيعها ومعالجتها.
خدمة الزبائن:
مساعدة العملاء والعملاء والموظفين في الاستفسارات والطلبات والمخاوف شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني.
التعامل مع شكاوى العملاء أو مشكلاتهم باحترافية وتعاطف، والتصعيد إلى الإدارة عند الضرورة.
الحفاظ على موقف إيجابي ومفيد لضمان مستوى عال من رضا العملاء.
التنسيق والتواصل:
التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان التواصل والتعاون السلس.
نقل الرسائل والمعلومات بدقة وسرعة إلى الأفراد أو الإدارات المناسبة.
المساعدة في المشاريع أو المهام الخاصة التي تحددها الإدارة.
دعم المكاتب:
مراقبة وطلب اللوازم المكتبية، وضمان مستويات المخزون الكافية والشراء الفعال من حيث التكلفة.
المساعدة في الدعم الفني الأساسي، مثل استكشاف أخطاء المعدات المكتبية وإصلاحها أو المساعدة في إعداد مؤتمرات الفيديو.
مؤهلات:
يفضل الخبرة السابقة كموظف استقبال أو مساعد إداري أو في دور خدمة العملاء.
مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية، مع سلوك احترافي وودود.
مهارات شخصية قوية مع القدرة على التفاعل بشكل فعال مع الأشخاص من خلفيات متنوعة.
الكفاءة في Microsoft Office Suite (Word وExcel وOutlook) والمعدات المكتبية العامة.
مهارات تنظيمية ممتازة مع القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة في جميع جوانب العمل.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.