مطلوب سكرتير أبو ظبي

 الوصف الوظيفي الكامل

بروفايل الشرق الأوسط هو مزود خدمات يتمتع بخبرة تزيد عن 20 عامًا في السوق وهو متخصص في المجال الفني وخدمات استشارات الموارد البشرية في القطاع الصناعي (النفط والغاز والهندسة والبناء والتكليف) مع تركيزنا على منطقة الشرق الأوسط و حضور عالمي.

لمشاريعنا الخاصة، نبحث عن: سكرتير

رمز المرجع: CR_2403-1 57_مهندس المشروع

ملخص العمل

مهمة :

مسؤول عن أداء المهام الإدارية وكذلك الترحيب بالضيوف والعملاء في المكتب، والرد على المكالمات الهاتفية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وجدولة الاجتماعات.

مهام:

إرسال واستلام بريد الشركة، وفرز رسائل البريد وإرسالها، والاحتفاظ بسجلات البريد؛

استلام وفرز المراسلات التجارية الواردة من خارج المكتب.

استقبال وتنظيم إرسال المراسلات من خلال شركات البريد السريع المخصصة.

الرد على المكالمات الهاتفية وفحص وتوجيه المكالمات.

أخذ ونقل الرسائل وتسجيل المكالمات الواردة لموظفي الشركة.

توفير المعلومات للمتصلين؛

الترتيب لاستقبال الزوار وطلب المرور؛

تحية الأشخاص الذين يدخلون المكتب، وتوجيه الشخص إلى الوجهة الصحيحة؛

التعامل مع استفسارات الجمهور والعملاء وضيوف الشركة في مكتب الاستقبال؛

مراقبة وصول الزوار والحفاظ على الوعي الأمني؛

توفير الدعم الإداري والكتابي العام؛

إعداد المراسلات والمستندات؛

استلام وفرز وتوجيه البريد والتسليمات؛

جدولة المواعيد، والاحتفاظ بمذكرات المواعيد إما يدويًا أو إلكترونيًا في نظام العميل؛

تنظيم حجز قاعات المؤتمرات والاجتماعات وتنسيق الاجتماعات؛

إعداد وتقديم المشروبات الغازية للضيوف والعملاء وموظفي الشركة في النشاط اليومي وقبل وأثناء الاجتماعات؛

ترتيب وصيانة منطقة الاستقبال (شخصيًا و/أو من خلال مقاول تنظيف مخصص).

تعزيز السلوك الآمن في جميع الأوقات؛

التأكد من أن الإجراءات الخاصة بالإضافة إلى إجراءات فريق المشروع تتم وفقًا لنظام إدارة الصحة والسلامة والبيئة؛

تطوير نطاق عمل المشروع من أجل تحديد النتائج المطلوبة؛

التأكد من تطبيق ضوابط العمل الفعالة في جميع أنحاء المشروع ووفقًا للمتطلبات المعلنة. سيتم تطبيق الضوابط على جميع قضايا الصحة والسلامة والبيئة والقضايا التجارية والمالية والجودة والنزاهة والجدول الزمني؛

مسؤول عن إدارة جميع تقارير المشروع وتعريف الواجهة وإدارتها، بالإضافة إلى الاتصال بمهندسي مشروع العميل.

مؤهلات:

درجة البكالريوس؛

أثبتت خبرته العملية التي تزيد عن 5 سنوات كسكرتير / مساعد شخصي أو دور مماثل؛

مستوى طلاقة في اللغتين الإنجليزية والروسية (كتابة وتحدثا)؛

مهارات اتصال ممتازة، وتوجيه خدمة العملاء، وإدارة المعلومات، والتنظيم والتخطيط، والاهتمام بالتفاصيل، والمبادرة، والموثوقية، والتسامح مع التوتر.

المستوى المتقدم لمايكروسوفت أوفيس.

كيفية التقديم للوظائف : 

للتقديم إضغط هنــــــا

تعديل المقال