الوصف الوظيفي الكامل
موظف الاستقبال هو "وجه" العميل. من المهم إظهار أعلى مستويات رضا العملاء الممكنة.
المسؤوليات:
إدارة جميع المكالمات الواردة والصادرة بما في ذلك التوزيع.
الترحيب بالعملاء عند وصولهم واستقبال الزوار وإبلاغهم وتوجيههم بما في ذلك التنسيق مع الموظفين.
- مسؤول عن الحفاظ على سجلات الهاتف بما في ذلك تتبع المكالمات.
تقديم المساعدة في الواجبات الإدارية العامة.
- مسؤول عن صيانة خدمات الاستقبال، بما في ذلك الصحف والاشتراكات.
مساعدة الأمن في ضمان وصول الأشخاص المصرح لهم فقط إلى المنشأة.
إصدار تصاريح الزائر والبائع كما هو مطلوب.
متطلبات الطباعة والقرطاسية.
التعامل مباشرة مع قضايا التنظيف المتعلقة بخدمات الاستقبال.
إخطار مدير المرافق بأي عنصر صيانة يتطلب الاهتمام.
تأكد من تغطية الاستقبال دون فشل خلال ساعات العمل.
التأكد من التعامل مع المكالمات بطريقة ترحيبية ومهذبة ومهنية، والسعي إلى توقع احتياجاتهم حيثما أمكن ذلك.
كن مهذبًا ومفيدًا ومتعاونًا للغاية مع موظفي العملاء والزوار والمقاولين.
المساعدة في واجبات الإدارة وإدارة المرافق حسب توجيهات مدير المرافق
مساعدة الموظفين في إعداد بطاقات الوصول الجديدة وبطاقات وصول المالك ومواقف السيارات.
الحفاظ على معايير الأمن والسلامة كما هو مطلوب، والتأكد من تسجيل الزوار في دفتر السجل، ومرافقتهم وعدم تمكن المقاولين من الوصول إلى المناطق دون الحصول على إذن أو إشراف مناسب.
إدارة نظام الحجز لقاعات المؤتمرات وقاعات العمل.
الاحتفاظ بسجل لجميع الملفات والمستندات.
مراقبة وصيانة مخزون اللوازم المكتبية.
الالتزام التام بجميع سياسات الشركة واللوائح والقوانين المحلية، حيثما ينطبق ذلك.
السلامة من الحرائق والحياة (إجراءات الإخلاء في حالات الطوارئ).
لمساعدة الإدارة وتطوير فريق / فرق الموقع / الموقع من خلال التوجيه والتدريب والتطوير الفعال والتقييمات السنوية.
مهارات إشرافية قوية والقدرة على التأثير.
أن تكون قادرًا على التحدث بثقة مع الموظفين والعملاء والموردين على جميع المستويات.
لاعب فريق قوي مع التركيز العاطفي على خدمة العملاء.
حافظ على اتصال منتظم مع وزير الخارجية من خلال تطوير علاقة دائمة ومتبادلة المنفعة بما في ذلك خطة النمو والتدريب.
مساعدة مدير الإدارة في مساءلته كونه طليعة علاقات العملاء في الموقع/المواقع.
أظهر مهارات قوية في خدمة العملاء واستخدم خبرتك لضمان تلبية توقعات العملاء.
اتبع جميع متطلبات الصحة والسلامة والبيئة التي تم تحديدها في تعليمات العمل أو التي تم الإبلاغ عنها في التدريب
اتبع الوقاية المطلوبة في حالات الطوارئ والضوابط التشغيلية
الإبلاغ عن جميع الحوادث والأمراض المهنية وحالات الطوارئ
تطبيق وتنفيذ وصيانة قضايا الجودة المتعلقة بالوظيفة
الخبرة والمؤهلات
المتحدث العربي (إلزامي)
خبرة من 3 إلى 5 سنوات في دور موظف الاستقبال أو بيئة الخدمة ذات الصلة.
إظهار الخبرة في التعامل مع خدمة العملاء وإظهار المهارات الأساسية في هذا المجال.
القدرة على حل المشكلات بالصوت.
الفهم السليم لمتطلبات الصحة والسلامة والبيئة
مهارات اتصال قوية (شفهية وكتابية).
مهارات تأثير ممتازة.
خبرة في إدارة العقود والقياس.
معرفة القراءة والكتابة بالكمبيوتر، أي أنظمة Microsoft.
فهم تجاري قوي للموردين