الوصف الوظيفي الكامل
نحن نبحث عن مساعد مكتب متحمس لأداء المهام الإدارية والكتابية المختلفة لدعم عمليات مكتبنا. سيكون مساعد المكتب مسؤولاً عن التعامل مع المكالمات الواردة وإدارة المراسلات وتنظيم الاجتماعات والمساعدة في المهام اليومية لضمان حسن سير مكتبنا.
المسؤوليات:
الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها بطريقة احترافية ومهذبة.
الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.
إدارة المراسلات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والطرود.
المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات والمناسبات.
الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
المساعدة في حفظ المستندات ومسحها ضوئيًا وتنظيمها.
تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للموظفين.
المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى.
أداء المهام الإدارية الأخرى التي تم تعيينها من قبل الإدارة.
مؤهلات:
شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل.
خبرة مثبتة في العمل في دور دعم إداري أو مكتبي.
المهارات الإدارية التنظيمية والوقت قوية.
اتصالات ممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين.
الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office (مثل Word وExcel وOutlook).
الاهتمام بالتفاصيل والدقة في العمل.