الوصف الوظيفي الكامل
تقديم إجابات على استفسارات الزوار حول الشركة أو منتجاتها أو خدماتها
تنسيق الأنشطة حول مكتب الاستقبال/مبنى الاستقبال
توجيه الزوار والعملاء/العملاء إلى وجهاتهم المطلوبة في المبنى
فرز ومعالجة رسائل البريد سواء الواردة أو الصادرة
الرد على المكالمات الواردة على الهواتف متعددة الخطوط
قم بحفظ سجل الأنشطة في المكتب والاحتفاظ به لسهولة استرجاعه ومراجعته عند الاستحقاق وإرساله إلى موظفي الإدارة المعنيين
أداء وظائف لوحة المفاتيح/إدخال البيانات
جدولة المواعيد وتأكيدها
الحفاظ على تقاويم أحداث الشركة. يقوم هو أو هي بالاحتفاظ بسجلات لجميع الأحداث التي سيتم عقدها في المنظمة وإخطار الإدارة المعنية عند استحقاقها
نسخ وحفظ وحفظ الأوراق أو السجلات والمستندات الإلكترونية للزوار
عند الضرورة، قم بإبلاغ الموظفين المعنيين بوصول الزوار و/أو إلغاء المواعيد
أداء أنواع مختلفة من المهام الإدارية الأخرى حسب توجيهات المدير؛ يمكن أن يشمل ذلك إرسال الفاكس أو البريد الإلكتروني أو حتى مساعدة الأقسام الأخرى التي تحتاج إلى المساعدة
مسؤول عن الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة وآمنة؛ يبقيه مرتبًا في جميع الأوقات
قد يتولى أيضًا بعض وظائف التحكم في الوصول لحارس الأمن. يتضمن ذلك التحقق من هوية الموظف، وإصدار تصريح الزائر، ومراقبة الأشخاص أو الأنشطة غير العادية أو المشبوهة والإبلاغ عنها.