الوصف الوظيفي الكامل
نحن نبحث عن سكرتير مسؤول لأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية. ويشمل ذلك تقديم الدعم للرئيس التنفيذي والمديرين والموظفين. ستقوم بإدارة الأنشطة الإدارية العامة لشركتنا.
متطلبات:
مهمة المشرف:
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها.
تنظيم وجدولة المواعيد.
الكتابة والبريد الإلكتروني ومذكرات المراسلات والرسائل والنماذج.
تطوير وصيانة نظام الملفات
تحديث والحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب.
اطلب اللوازم المكتبية وابحث عن الصفقات والموردين الجدد.
الحفاظ على قوائم الاتصال.
حجز ترتيبات السفر.
إرسال وتسوية تقارير النفقات.
تقديم الدعم العام للزوار.
العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين.
- الاتصال بالمساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار المساعدين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين.
السكرتارية:
قدرات الاتصال الفعالة والمهنية، بما في ذلك القدرة على التواصل مع جميع مستويات الموظفين والبائعين والعملاء أو الضيوف.
مساعدة الرئيس التنفيذي إذا كان يتطلب مهام في المكتب وجدول الأعمال الشخصي.
التأكد من أن مكتبه نظيف ومرتب.
يقدم الشاي/القهوة إذا لزم الأمر.