الوصف الوظيفي الكامل
نحن نبحث عن فرد ذو خبرة وموجه نحو التفاصيل للانضمام إلى فريقنا كمساعد مكتب استقبال / إداري. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة عمليات مكتب الاستقبال مع تقديم الدعم الإداري لمختلف الإدارات. تعد الخبرة في التوثيق والمهام الإدارية العامة ضرورية لهذا الدور.
المسؤوليات:
عمليات مكتب الاستقبال:
استقبال الزوار والرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المختصة.
حافظ على منطقة مكتب استقبال نظيفة ومنظمة، مما يضمن بيئة احترافية ومرحبة للضيوف.
الدعم الإداري:
المساعدة في المهام الإدارية العامة، بما في ذلك حفظ المستندات وتصويرها ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالفاكس.
التعامل مع البريد الوارد والصادر والطرود وعمليات التسليم.
الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
توثيق:
إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والعروض التقديمية للاجتماعات والمناسبات الأخرى.
ضمان دقة واكتمال الوثائق، باتباع الإجراءات والمبادئ التوجيهية المعمول بها.
جدولة المواعيد:
جدولة المواعيد والاجتماعات للموظفين، وضمان الاستخدام الفعال للوقت والموارد.
تنسيق حجوزات غرف الاجتماعات وإعداد المعدات السمعية والبصرية حسب الحاجة.
إدارة قاعدة البيانات:
تحديث وصيانة قواعد البيانات الإلكترونية وقوائم الاتصال والسجلات الأخرى.
المساعدة في مهام إدخال البيانات والتأكد من دقة البيانات وسلامتها.
مراسلة:
صياغة وتحرير المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات وغيرها من الاتصالات المكتوبة.
تدقيق المستندات بحثًا عن الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم والأخطاء الإملائية.
خدمة الزبائن:
تقديم خدمة عملاء استثنائية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، ومعالجة الاستفسارات والمخاوف بسرعة ومهنية.
مؤهلات:
- خبرة 1-2 سنوات في مكتب الاستقبال أو دور الدعم الإداري
درجة البكالريوس ؛ تعتبر الشهادة الإضافية في إدارة المكاتب ميزة إضافية.
الكفاءة في MS Office Suite (Word وExcel وOutlook وPowerPoint) والمعدات المكتبية (مثل الطابعات والماسحات الضوئية).
اتصالات ممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين.
قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة في التعامل مع التوثيق والمهام الإدارية.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.