المسؤوليات:
تحية الزوار وتقديم انطباع أول إيجابي.
إعداد الشاي والقهوة للضيوف والموظفين.
إدارة أنظمة الأمن والاتصالات.
التعامل مع الاستفسارات والشكاوى عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والمراسلات العامة.
تحويل المكالمات بكفاءة وتلقي رسائل دقيقة عند الضرورة.
إدارة توفر غرف الاجتماعات وتنسيق الجداول الزمنية.
تنظيم التقويمات الإدارية وجدولة المواعيد.
استلام وفرز وتوزيع وإرسال البريد اليومي.
التعامل مع واجبات النسخ والطباعة والتصوير والفاكس.
تسجيل والحفاظ على النفقات المكتبية.
إدارة ترتيبات السفر للموظفين.
تنسيق الأحداث الداخلية والخارجية.
الإشراف على مخزون المكاتب، بما في ذلك القرطاسية والمعدات والأثاث.
- التواصل مع مقدمي الخدمات المكتبية، مثل عمال النظافة وموظفي الصيانة.
مساعدة فريق الموارد البشرية في عمليات التوظيف والتأهيل وإنهاء الخدمة.
الحفاظ على معايير السلامة والنظافة في منطقة الاستقبال.
الاتصال بالعملاء بشكل استباقي لترتيب الاجتماعات والمواعيد.
مؤهلات:
مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة.
قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية.
- إجادة استخدام الأجهزة والبرمجيات المكتبية.
يفضل الخبرة السابقة في دور مماثل.